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Digitalização de Documentos

Digitalização de Plantas e Grandes Formatos: Soluções Completas para Sua Empresa

A DOCDIGITAL oferece soluções completas para digitalização de documentos de grandes formatos, atendendo às mais exigentes necessidades de qualidade em todo o processo.

Introdução:

  • A DOCDIGITAL oferece soluções completas em digitalização de plantas e grandes formatos, atendendo às necessidades de empresas e profissionais de diversos setores.
  • Digitalizamos documentos com resolução de até 1.200 DPI, garantindo a qualidade e preservação dos seus originais.
  • Preservamos seus documentos originais, agilizamos a consulta, estruturamos os dados, organizamos o fluxo de trabalho e controlamos o acesso às informações em sua organização.

Benefícios da Digitalização:

  • Armazenamento Seguro:
    • Elimine o risco de perda ou danificação de documentos físicos.
    • Otimize o espaço físico em sua empresa.
    • Acesse seus documentos de qualquer lugar e a qualquer hora.
  • Organização e Eficiência:
    • Encontre seus documentos rapidamente através de pesquisa por palavras-chave.
    • Crie um sistema de classificação personalizado para seus documentos.
    • Compartilhe documentos com colaboradores e clientes com facilidade.
  • Segurança e Controle:
    • Defina permissões de acesso para seus documentos.
    • Proteja seus dados contra acesso não autorizado.
    • Mantenha um histórico completo de acessos e modificações.

Aplicações:

  • Arquitetura e Engenharia:
    • Plantas baixas, projetos, desenhos técnicos, mapas.
  • Indústria:
    • Esquemas elétricos, manuais de operação, desenhos de peças.
  • Governo:
    • Documentos legais, mapas, registros históricos.
  • Educação:
    • Apostilas, mapas, cartazes, projetos acadêmicos.

Soluções Personalizadas:

  • A DOCDIGITAL oferece soluções personalizadas para atender às necessidades específicas de cada cliente.
  • Trabalhamos com scanners de última geração para garantir a qualidade das imagens digitalizadas.
  • Nossa equipe de especialistas está pronta para ajudá-lo a escolher a melhor solução para sua empresa.

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Digitalização de Documentos, DocDigital, GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 1

Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 1

Drives compartilhados, como jardins, exigem cuidado para prosperar. Sem organização, eles se tornam caóticos, improdutivos e suscetíveis a problemas como duplicação de arquivos, perda de informações, violações de segurança e conformidade.

Por que gerenciar agora?

  • Aumento da produtividade: Uma unidade organizada facilita a busca por arquivos, reduzindo o tempo perdido e impulsionando a produtividade.
  • Segurança aprimorada: Permissões de acesso adequadas protegem dados confidenciais contra acessos não autorizados.
  • Conformidade garantida: A organização facilita a auditoria e o cumprimento de regulamentações.
  • Redução de custos: Evita duplicação de arquivos e otimiza o uso do espaço de armazenamento.

A solução DOCDIGITAL:

Ao longo dos anos, a DOCDIGITAL auxiliou diversas empresas a gerenciar seus drives compartilhados. As 8 etapas a seguir, baseadas em nossa experiência, ajudarão a reduzir riscos, evitar duplicação e aumentar a produtividade.

Etapa 1: Crie uma estrutura de informações clara e organizada:

  • Baseie-se na estrutura departamental da sua organização.
  • Liste os tipos de documentos comuns a todos os departamentos.
  • Crie pastas padronizadas e previsíveis para cada função.

Etapa 2: Projete a estrutura de pastas departamento por departamento:

  • Mapeie as pastas reais necessárias para cada departamento.
  • Consulte a equipe e revise os documentos para identificar suas necessidades.
  • Documente a estrutura completa das pastas e solicite feedback da equipe.

Etapa 3: Estabeleça permissões de usuário por grupos, não individualmente:

  • Atribua cada colaborador a um grupo, por função, departamento ou antiguidade.
  • O departamento de TI configura as permissões de acordo com o grupo do colaborador.
  • Agiliza a implementação e reduz solicitações ad hoc de permissão.

Etapa 4: Configure a unidade:

  • Crie as pastas na unidade com nomes claros para evitar confusão.
  • Colabore com a equipe de TI para criar logins, senhas e configurar permissões.

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Digitalização de Documentos, DocDigital

DOCDIGITAL Digitaliza CAIO FERNANDO ABREU no DELFOS PUCRS – Digitalização de Acervo Histórico

 

docdigital digitalização de documentos históricos ou acervos permanentes

 

A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, iniciou no mês de abril/2015 a digitalização do acervo histórico de manuscritos e datiloscritos do autor CAIO FERNANDO ABREU, em breve esse acervo estará disponível naplataforma que está sendo desenvolvida pelo GETIT da PUCRS.

Dessa forma o conteúdo do autor estará disponível para pesquisa na web, permitindo o acesso aos manuscritos, datiloscritos, fotos e correspondências do autor.

Para a DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS é uma satisfação, orgulho e demonstração de capacidade técnica realizar esse tipo de trabalho.

No ano passado nossa empresa digitalizou o acervo histórico do escritor MOACYR SCLIAR, conforme amplamente divulgado em nossa página no facebook e aqui mesmo nesse blog.

Acompanhe a nossa empresa, siga-nos no twitter, facebook, google + e linkedin.

DocDigital

Docdigital Digitalização de Documentos em Nuvem

 

A Docdigital Digitalização de Documentos lançou essa semana a sua ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) com interface 100% baseada em nuvem.

A ferramenta chama-se LITEDOC  e foi desenvolvida pela LITECODE – www.litecode.com.br –  empresa especializada em desenvolvimento e soluções sob medida, como softwares de implantação de sistemas de pagamento, gerenciamento eletrônico de documentos, otimizações para pesquisa WEB (SEO), engenharia de soluções adaptáveis aos seus processos, sistemas clientes e orçamento, otimização e modernização de sistemas já existentes, promovendo melhorias de performance, qualidade e usabilidade.

O LITEDOC é uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), na  qual o usuário visualiza, classifica e compartilha documentos digitalizados de forma simples e segura.

O software é customizados para operar 100% em nuvem e os documentos podem ser visualizados e gerenciados de qualquer lugar – computadores, tablets, notebooks, smartphones e etc, em todas as plataformas operacionais como Mac OS, iOS, Android, Windows, Linux e RIM.

Na infraestrutura do LITEDOC  os documentos são armazenados em um datacenter de alta credibilidade no mercado, reconhecido como seguro, estável e confiável, garantindo a disponibilidade de seus documentos, sempre que for preciso acessá-los.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos tem o LITEDOC como sua ferramenta de Gerenciamento de Conteúdo. Digitalize e compartilhe seus documentos de forma segura e hierarquizada com agilidade e mobilidade. Sem a necessidade de montar uma infraestrutura de servidores e pessoal de informática especializados.

Venha para a nuvem da DOCDIGITAL Digitalização de Documentos:

1. Acesse o nosso site: www.docdigital.net.br

2. Clique em acesso a nuvem

3. Digite o usuário: demo@litedoc.com.br

4. senha: litedoc

 

E navegue em nossa base de Demonstração. Ou agende uma visita para demonstrarmos.

 

Nos próximos posts vamos apresentar a Computação 100% baseada em nuvem e as suas vantagens.

 

 

Um Abraço.

 

 

Leandro Manoel Dias

 

Digitalização de Documentos

Digitalização de Documentos

Digitalização

 

Digitalização é basicamente a conversão de documentos ou arquivos impressos em papel em arquivos digitais, essa conversão se dá fisicamente através de scanners.

As empresas de digitalização de documentos diferenciam-se na metodolo

gia empregada para capturar e classificar as imagens/documentos e também nos equipamentos empregados. Dessa forma é muito importante avaliar como é feito esse processo que vai muito além de uma simples passagem de docu

mentos pela lente do scanner.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos emprega tecnologia KODAK nos seus equipamentos e softwares. Com isso é possível programar o processo individualmente para cada tipo de necessidade ou objetivo.

A técnica empregada pela DOCDIGITAL Digitalização de Documentos foi adquirida ao longo dos anos de experiência da nossa gestão, que implantou e gerenciou as áreas comerciais e de produção de dois grandes bureaus de digitalização de documentos de duas renomadas empresas do mercado.

O serviço de digitalização de documentos é um processo que deve ser desenhando em forma de projeto, sendo assim específico e coerente com as necessidades de cada cliente individual

mente.

Após a captura das imagens existem algumas técnicas de controle de qualidade do documento digitalizado que consiste em limpar as imperfeições que possam ocorrer, ou durante a passagem do documento pela lente ou mesmo no próprio original que pode não estar em perfeito estado de conservação, ou tratar-se de uma cópia de má qualidade, nesse processo são corrigidas as bordas pretas que possam existir (que se tornam megabytes no arquivo final tornando-o maior em tamanho desnecessariamente), também são corrigidas manualmente as marcadas de grampeamento nas bordas do documento.

Na tecnologia KODAK empregada pela DOCDIGITAL Digitalização de Documentos as imagens são automaticamente orientadas pelo conteúdo ( ou seja o texto fica sempre visível no sentido do texto), também automaticamente são retirados os furos laterais, resultantes

do arquivamento do original,  as páginas em branco e é realizado o reconhecimento automático de caracteres (OCR) que torna o conteúdo do documento pesquisável.

Os documentos podem ser gerados em arquivos com extensões .pdf, .jpeg ou .tiff, com as opções de single page (cada página um arquivo) ou multi page (todo o documento é gerado em um único arquivo).

Com a tecnologia empregada pela DOCDIGITAL Digitalização de Documentos é possível, gerar vários formatos de arquivo simultaneamente, ou seja, com uma ou mais extensões (.pdf., .jpeg, .tiff), colorido e P&B.

Junto ao processo de digitalização, existe o processo de indexação,

que consiste em gerar “tags” (“marcas”) para que o documentos possa ser ordenado, classificado e posteriormente localizado pelos usuários.

Essa indexação pode gerar o nome do arquivo simplesmente ou de uma forma mais complexa pode gerar uma tabela, normalmente em extensão .xml, mas podendo ser também

.csv ou .xls. Essa tabela é aplicada a documentos/imagens digitalizadas que ficam salvas em um repositório de arquivos ou banco de dados.

Assim ao contratar um serviço de digitalização de documentos é necessário conhecer um pouco do processo, comparar as empresas de modo a equalizá-las e confirmar se atendem a necessidade específica do projeto em questão.

 

Atenciosamente

 

 

Leandro Manoel Dias

Diretor

MPS  – Managed Print Services

ECM / GED

Digitalização de Documentos

leandro@docdigital.net.br

51.9126-2527 / 51. 3061.8056

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DocDigital

LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012. Uma Lei que não diz nada

Ministro do supremo

 

Promulgada em 2012 com vetos importantes, que praticamente a tornaram inócua, a Lei 12.682, dispõe sobre a elaboração e o arquivamento eletrônico de documentos em meio eletromagnéticos.

Segue o Link com o texto na integra : http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2012/Lei/L12682.htm

Nosso entendimento ainda é o seguinte: se for digitalizar arquivos cujos originais que tenham orientação legal de serem mantidos a melhor prática é ainda a da microfilmagem digital, que consiste em microfilmar os documentos e exibir a imagem digital dessa microfilmagem em um software de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), dessa forma os documentos físicos poderão ser destruídos mantendo-se o amparo legal.

Uma das vantagens da digitalização, que não consiste apenas em descarte de documentos físicos, é a agilidade na consulta estruturada do conteúdo digitalizado, sabendo quem digitalizou, quem consultou, quem imprimiu, quem enviou por e-mail e etc. Tornando por exemplo ágil a consulta de contratos em um SAC (Serviço de Atendimento ao Consumidor) ou a consulta de processos jurídicos para elaboração e acompanhando processual em escritórios de advocacia, por exemplo.

Quanto aos Certificados Digitais ou Assinatura Digital, servem apenas para documentos que tenham origem no meio digital, como por exemplo o e-proc da Justiça Federal, no qual todas as etapas do processo jurídico se dá em meio digital.

Assim fica claro que a digitalização assim como a assinatura eletrônica em documentos digitalizados não substitui o arquivo original.

 

Acesse www.docdigital.net.br e agende uma conversa conosco.

 

 

Atenciosamente,

 

 

Leandro Manoel Dias

Gerente de Negócios

MPS  – Managed Print Services

ECM / GED

Digitalização de Documentos

leandro@docdigital.net.br

51.9126-2527 / 51. 3061.8056

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