Digitalização é basicamente a conversão de documentos ou arquivos impressos em papel em arquivos digitais, essa conversão se dá fisicamente através de scanners.

As empresas de digitalização de documentos diferenciam-se na metodolo

gia empregada para capturar e classificar as imagens/documentos e também nos equipamentos empregados. Dessa forma é muito importante avaliar como é feito esse processo que vai muito além de uma simples passagem de docu

mentos pela lente do scanner.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos emprega tecnologia KODAK nos seus equipamentos e softwares. Com isso é possível programar o processo individualmente para cada tipo de necessidade ou objetivo.

A técnica empregada pela DOCDIGITAL Digitalização de Documentos foi adquirida ao longo dos anos de experiência da nossa gestão, que implantou e gerenciou as áreas comerciais e de produção de dois grandes bureaus de digitalização de documentos de duas renomadas empresas do mercado.

O serviço de digitalização de documentos é um processo que deve ser desenhando em forma de projeto, sendo assim específico e coerente com as necessidades de cada cliente individual

mente.

Após a captura das imagens existem algumas técnicas de controle de qualidade do documento digitalizado que consiste em limpar as imperfeições que possam ocorrer, ou durante a passagem do documento pela lente ou mesmo no próprio original que pode não estar em perfeito estado de conservação, ou tratar-se de uma cópia de má qualidade, nesse processo são corrigidas as bordas pretas que possam existir (que se tornam megabytes no arquivo final tornando-o maior em tamanho desnecessariamente), também são corrigidas manualmente as marcadas de grampeamento nas bordas do documento.

Na tecnologia KODAK empregada pela DOCDIGITAL Digitalização de Documentos as imagens são automaticamente orientadas pelo conteúdo ( ou seja o texto fica sempre visível no sentido do texto), também automaticamente são retirados os furos laterais, resultantes

do arquivamento do original,  as páginas em branco e é realizado o reconhecimento automático de caracteres (OCR) que torna o conteúdo do documento pesquisável.

Os documentos podem ser gerados em arquivos com extensões .pdf, .jpeg ou .tiff, com as opções de single page (cada página um arquivo) ou multi page (todo o documento é gerado em um único arquivo).

Com a tecnologia empregada pela DOCDIGITAL Digitalização de Documentos é possível, gerar vários formatos de arquivo simultaneamente, ou seja, com uma ou mais extensões (.pdf., .jpeg, .tiff), colorido e P&B.

Junto ao processo de digitalização, existe o processo de indexação,

que consiste em gerar “tags” (“marcas”) para que o documentos possa ser ordenado, classificado e posteriormente localizado pelos usuários.

Essa indexação pode gerar o nome do arquivo simplesmente ou de uma forma mais complexa pode gerar uma tabela, normalmente em extensão .xml, mas podendo ser também

.csv ou .xls. Essa tabela é aplicada a documentos/imagens digitalizadas que ficam salvas em um repositório de arquivos ou banco de dados.

Assim ao contratar um serviço de digitalização de documentos é necessário conhecer um pouco do processo, comparar as empresas de modo a equalizá-las e confirmar se atendem a necessidade específica do projeto em questão.

 

Atenciosamente

 

 

Leandro Manoel Dias

Diretor

MPS  – Managed Print Services

ECM / GED

Digitalização de Documentos

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