Promulgada em 2012 com vetos importantes, que praticamente a tornaram inócua, a Lei 12.682, dispõe sobre a elaboração e o arquivamento eletrônico de documentos em meio eletromagnéticos.
Segue o Link com o texto na integra : http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2012/Lei/L12682.htm
Nosso entendimento ainda é o seguinte: se for digitalizar arquivos cujos originais que tenham orientação legal de serem mantidos a melhor prática é ainda a da microfilmagem digital, que consiste em microfilmar os documentos e exibir a imagem digital dessa microfilmagem em um software de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), dessa forma os documentos físicos poderão ser destruídos mantendo-se o amparo legal.
Uma das vantagens da digitalização, que não consiste apenas em descarte de documentos físicos, é a agilidade na consulta estruturada do conteúdo digitalizado, sabendo quem digitalizou, quem consultou, quem imprimiu, quem enviou por e-mail e etc. Tornando por exemplo ágil a consulta de contratos em um SAC (Serviço de Atendimento ao Consumidor) ou a consulta de processos jurídicos para elaboração e acompanhando processual em escritórios de advocacia, por exemplo.
Quanto aos Certificados Digitais ou Assinatura Digital, servem apenas para documentos que tenham origem no meio digital, como por exemplo o e-proc da Justiça Federal, no qual todas as etapas do processo jurídico se dá em meio digital.
Assim fica claro que a digitalização assim como a assinatura eletrônica em documentos digitalizados não substitui o arquivo original.
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Atenciosamente,
Leandro Manoel Dias
Gerente de Negócios
MPS – Managed Print Services
ECM / GED
Digitalização de Documentos
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