Atendendo a uma antiga demanda das empresas de digitalização de documentos e também de seus clientes, o governo publicou o Decreto 10.278/2020 que estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, “a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais”.
Esse marco na era da digitalização de documentos vem de encontro a uma necessidade do mercado, pois anteriormente ao decreto, a digitalização de documentos tratava-se de uma mera cópia do original.
Agora com o decreto os documentos poderão ser descartados após a digitalização sem nenhum risco jurídico tanto para o prestador de serviços quanto para o tomador.
Sendo necessários apenas alguns cuidados e configurações que para as empresas especializadas em digitalização de documentos, já era um padrão aplicado. A digitalização precisa seguir algumas regras, como garantir a confiabilidade, integridade, rastreabilidade e auditabilidade do documento. Além disso, o decreto prevê que os documentos digitalizados sigam um padrão para que possam ser utilizados em diversos sistemas ao longo do tempo. Conforme cita o anexo I do decreto.
ANEXO I
PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
| DOCUMENTO | RESOLUÇÃO MÍNIMA | COR | TIPO ORIGINAL | FORMATO DE ARQUIVO* |
| Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Monocromático
(preto e branco) |
Texto | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração e cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
| Fotografias e cartazes | 300 dpi | RGB (colorido) | Imagem | PNG |
| Plantas e mapas | 600 dpi | Monocromático
(preto e branco) |
Texto/imagem | PNG |
*Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida.
ANEXO II
METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS
- a) Para todos os documentos:
| Metadados | Definição |
| Assunto | Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.
Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro. |
| Autor (nome) | Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento. |
| Data e local da digitalização | Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento. |
| Identificador do documento digital | Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios). |
| Responsável pela digitalização | Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização |
| Título | Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:
• formal: designação registrada no documento; • atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título. |
| Tipo documental | Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. |
| Hash (chekcsum) da imagem | Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade. |
- b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:
| Metadados | Definição |
| Classe | Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com base em um plano de classificação de documentos. |
| Data de produção (do documento original) | Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento. |
| Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente) | Indicação da próxima ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e das atividades-fim. |
| Gênero | Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do documento. |
| Prazo de guarda | Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação. |
Quanto ao descarte dos doumentos a DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS oferece uma alternativa ecologicamente correta para a destinação do documentos digitalizados, transformando-os em papel reciclado, gerando créditos de CO2 e também ofertando a distribuição gratuita de papel higiênico e papel toalha a hospitais credenciados.