Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 2
Introdução:
A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS apresenta as quatro etapas finais para otimizar seu drive compartilhado: treinamento da equipe, migração de dados, monitoramento e finalização.
Benefícios:
Redução de riscos
Prevenção da duplicação de documentos
Aumento da produtividade
Etapa 5: Educar a equipe:
Explique os benefícios da nova estrutura e processos.
Forneça treinamento completo e detalhado sobre como usar o novo drive.
Considere diferentes níveis de conhecimento em computadores e gerenciamento de registros.
Etapa 6: Transição cuidadosa:
Faça a equipe limpar documentos desnecessários.
Migre os arquivos retidos para a nova estrutura de pastas.
Envolva os departamentos no processo de migração.
Etapa 7: Monitorar e auxiliar a equipe:
Ofereça suporte durante e após a migração.
Resolva dúvidas e problemas que possam surgir.
Etapa 8: Finalizar os detalhes:
Excluir diretórios antigos e a pasta de limpeza.
Finalizar nomes de pastas removendo prefixos temporários.
Obter aprovação das principais partes interessadas.
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A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS está aqui para ajudar você a dar o próximo passo na jornada da transformação digital. Entre em contato conosco e vamos juntos construir um futuro mais eficiente, seguro e sustentável para o seu negócio!
Gerenciamento de Conteúdo Empresarial e Serviço de Digitalização de Documentos
Muitas empresas estão buscando otimizar suas operações com a implementação de sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) ou sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos (EDMS).
Este guia irá abordar os principais pontos a serem considerados na escolha entre a implementação interna de um sistema ECM/EDMS e a terceirização do serviço de digitalização de documentos para um bureau especializado.
Compreendendo os Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
A maioria dos fornecedores tradicionais de equipamentos de escritório oferece scanners e hardware de digitalização, além de software de captura de digitalização. No entanto, agências especializadas em digitalização de documentos, como a DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, podem oferecer um serviço completo que inclui:
Consultoria: Auxílio na escolha do hardware e software mais adequados às suas necessidades.
Implementação: Configuração e instalação do sistema.
Treinamento: Capacitação da equipe para utilização do sistema.
Suporte técnico: Assistência técnica especializada durante todo o processo.
Seleção de Hardware e Software de Digitalização
A escolha do hardware e software de digitalização dependerá de diversos fatores, como:
Volume de documentos: A quantidade de documentos a serem digitalizados determinará a necessidade de scanners de alta velocidade, softwares de captura robustos e infraestrutura de armazenamento adequada.
Tipo de documentos: O tipo de documentos a serem digitalizados (faturas, contratos, fotos, etc.) influenciará na escolha do scanner e do software de captura.
Integração com outros sistemas: É importante verificar se o hardware e software escolhidos podem ser integrados com outros sistemas existentes na empresa, como ERP ou CRM.
Impacto na Estratégia e nos Custos
A implementação de um sistema ECM/EDMS internamente exige um investimento significativo em hardware, software, treinamento de pessoal, infraestrutura e suporte técnico.
A terceirização do serviço de digitalização de documentos para um bureau especializado pode ser uma opção mais econômica e eficiente, especialmente para empresas com grandes volumes de documentos a serem digitalizados.
Vantagens da Terceirização da Digitalização de Documentos
Redução de custos: A terceirização elimina a necessidade de investir em hardware, software, treinamento de pessoal e infraestrutura.
Eficiência: Os bureaus especializados possuem experiência e expertise para realizar a digitalização de documentos de forma rápida e eficiente.
Flexibilidade: Os bureaus podem adaptar seus serviços às necessidades específicas da sua empresa.
Segurança: Os bureaus especializados garantem a segurança e a confidencialidade dos seus documentos.
A escolha entre implementar um sistema ECM/EDMS internamente ou terceirizar o serviço de digitalização de documentos para um bureau especializado depende das necessidades específicas da sua empresa.
A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS oferece um serviço completo de digitalização de documentos, desde a consultoria e escolha do hardware e software até a implementação, treinamento e suporte técnico.
Solicite um orçamento sem compromisso e veja como podemos otimizar a gestão dos seus documentos.
A DOCDIGITAL oferece soluções completas para digitalização de documentos de grandes formatos, atendendo às mais exigentes necessidades de qualidade em todo o processo.
Introdução:
A DOCDIGITAL oferece soluções completas em digitalização de plantas e grandes formatos, atendendo às necessidades de empresas e profissionais de diversos setores.
Digitalizamos documentos com resolução de até 1.200 DPI, garantindo a qualidade e preservação dos seus originais.
Preservamos seus documentos originais, agilizamos a consulta, estruturamos os dados, organizamos o fluxo de trabalho e controlamos o acesso às informações em sua organização.
Benefícios da Digitalização:
Armazenamento Seguro:
Elimine o risco de perda ou danificação de documentos físicos.
Otimize o espaço físico em sua empresa.
Acesse seus documentos de qualquer lugar e a qualquer hora.
Organização e Eficiência:
Encontre seus documentos rapidamente através de pesquisa por palavras-chave.
Crie um sistema de classificação personalizado para seus documentos.
Compartilhe documentos com colaboradores e clientes com facilidade.
Segurança e Controle:
Defina permissões de acesso para seus documentos.
Proteja seus dados contra acesso não autorizado.
Mantenha um histórico completo de acessos e modificações.
Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 1
Drives compartilhados, como jardins, exigem cuidado para prosperar. Sem organização, eles se tornam caóticos, improdutivos e suscetíveis a problemas como duplicação de arquivos, perda de informações, violações de segurança e conformidade.
Por que gerenciar agora?
Aumento da produtividade: Uma unidade organizada facilita a busca por arquivos, reduzindo o tempo perdido e impulsionando a produtividade.
Segurança aprimorada: Permissões de acesso adequadas protegem dados confidenciais contra acessos não autorizados.
Conformidade garantida: A organização facilita a auditoria e o cumprimento de regulamentações.
Redução de custos: Evita duplicação de arquivos e otimiza o uso do espaço de armazenamento.
A solução DOCDIGITAL:
Ao longo dos anos, a DOCDIGITAL auxiliou diversas empresas a gerenciar seus drives compartilhados. As 8 etapas a seguir, baseadas em nossa experiência, ajudarão a reduzir riscos, evitar duplicação e aumentar a produtividade.
Etapa 1: Crie uma estrutura de informações clara e organizada:
Baseie-se na estrutura departamental da sua organização.
Liste os tipos de documentos comuns a todos os departamentos.
Crie pastas padronizadas e previsíveis para cada função.
Etapa 2: Projete a estrutura de pastas departamento por departamento:
Mapeie as pastas reais necessárias para cada departamento.
Consulte a equipe e revise os documentos para identificar suas necessidades.
Documente a estrutura completa das pastas e solicite feedback da equipe.
Etapa 3: Estabeleça permissões de usuário por grupos, não individualmente:
Atribua cada colaborador a um grupo, por função, departamento ou antiguidade.
O departamento de TI configura as permissões de acordo com o grupo do colaborador.
Agiliza a implementação e reduz solicitações ad hoc de permissão.
Etapa 4: Configure a unidade:
Crie as pastas na unidade com nomes claros para evitar confusão.
Colabore com a equipe de TI para criar logins, senhas e configurar permissões.
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Dicas para otimizar seus processos e aumentar a produtividade
Planejando digitalizar seus arquivos? A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos revela cinco passos básicos para uma conversão bem-sucedida de documentos digitais, indo além da simples criação de imagens e escolhendo a ferramenta certa. Aprenda como otimizar seus processos, aumentar a produtividade e alcançar seus objetivos de negócios.
1. Entenda os motivadores de negócios:
Melhore a eficiência e a produtividade: Reduza o tempo gasto na busca e recuperação de documentos, automatize tarefas manuais e facilite o acesso à informação.
Reduza custos e economize espaço: Elimine o armazenamento físico de documentos, diminua o uso de papel e otimize o uso do espaço físico.
Melhore a segurança e a conformidade: Proteja seus documentos contra perda, roubo ou danos, e garanta a conformidade com as normas e regulamentações.
Promova a colaboração e o compartilhamento: Facilite o compartilhamento de documentos entre departamentos e colaboradores, e melhore a comunicação e o trabalho em equipe.
2. Olhe além da tecnologia:
Considere o contexto e o valor dos documentos: Identifique os tipos de documentos que serão digitalizados, avalie seu valor e defina o nível de qualidade necessário para a conversão.
Escolha a ferramenta de digitalização adequada: Avalie as funcionalidades, custos e integração com outros sistemas antes de escolher a ferramenta ideal para suas necessidades.
Planeje o processo de conversão: Defina etapas claras, cronogramas e responsabilidades para garantir um processo eficiente e sem problemas.
3. Construa uma base sólida de gerenciamento de registros:
Implemente um sistema de classificação e indexação: Organize seus documentos de forma lógica e eficiente para facilitar a busca e recuperação.
Defina políticas de retenção e descarte: Determine o tempo que os documentos serão armazenados e defina critérios para o descarte seguro de documentos desnecessários.
Garanta a segurança e a integridade dos documentos: Implemente medidas de segurança para proteger seus documentos contra acesso não autorizado, perda ou corrupção.
4. Gerencie mudanças:
Comunique o projeto de conversão aos stakeholders: Informe os colaboradores sobre os objetivos do projeto, os benefícios da conversão e como ela impactará seus trabalhos.
Ofereça treinamento e suporte: Treine os colaboradores no uso da nova ferramenta de gerenciamento de documentos e ofereça suporte para garantir uma transição suave.
Gerencie as expectativas: Defina expectativas realistas sobre o tempo de conversão, os resultados esperados e os possíveis desafios que podem surgir.
5. Desenvolva expectativas realistas:
A conversão de documentos é um processo contínuo: Planeje o projeto a longo prazo e esteja preparado para ajustar o processo conforme necessário.
O sucesso depende de um planejamento cuidadoso: Dedique tempo para definir os objetivos do projeto, as estratégias de conversão e os indicadores de sucesso.
Os resultados podem variar: A conversão de documentos pode apresentar desafios, como documentos ilegíveis ou de baixa qualidade.
Implementando estes cinco passos, você estará no caminho certo para uma conversão bem-sucedida de documentos digitais que otimizará seus processos, aumentará a produtividade e trará benefícios duradouros para sua organização.
Solicite um orçamento sem compromisso e descubra como a DOCDIGITAL pode ajudar a sua empresa a ser mais eficiente e competitiva.
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Lembre-se: o sucesso da conversão de documentos digitais depende de um planejamento cuidadoso, da escolha da ferramenta certa e da implementação de boas práticas de gerenciamento de documentos. Ao seguir as cinco chaves descritas neste guia, você estará no caminho certo para alcançar seus objetivos e otimizar seus processos.
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