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Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 2

Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 2

Introdução:

A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS apresenta as quatro etapas finais para otimizar seu drive compartilhado: treinamento da equipe, migração de dados, monitoramento e finalização.

Benefícios:

  • Redução de riscos
  • Prevenção da duplicação de documentos
  • Aumento da produtividade

Etapa 5: Educar a equipe:

  • Explique os benefícios da nova estrutura e processos.
  • Forneça treinamento completo e detalhado sobre como usar o novo drive.
  • Considere diferentes níveis de conhecimento em computadores e gerenciamento de registros.

Etapa 6: Transição cuidadosa:

  • Faça a equipe limpar documentos desnecessários.
  • Migre os arquivos retidos para a nova estrutura de pastas.
  • Envolva os departamentos no processo de migração.

Etapa 7: Monitorar e auxiliar a equipe:

  • Ofereça suporte durante e após a migração.
  • Resolva dúvidas e problemas que possam surgir.

Etapa 8: Finalizar os detalhes:

  • Excluir diretórios antigos e a pasta de limpeza.
  • Finalizar nomes de pastas removendo prefixos temporários.
  • Obter aprovação das principais partes interessadas.

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A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS está aqui para ajudar você a dar o próximo passo na jornada da transformação digital. Entre em contato conosco e vamos juntos construir um futuro mais eficiente, seguro e sustentável para o seu negócio!

Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 1

Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 1

Drives compartilhados, como jardins, exigem cuidado para prosperar. Sem organização, eles se tornam caóticos, improdutivos e suscetíveis a problemas como duplicação de arquivos, perda de informações, violações de segurança e conformidade.

Por que gerenciar agora?

  • Aumento da produtividade: Uma unidade organizada facilita a busca por arquivos, reduzindo o tempo perdido e impulsionando a produtividade.
  • Segurança aprimorada: Permissões de acesso adequadas protegem dados confidenciais contra acessos não autorizados.
  • Conformidade garantida: A organização facilita a auditoria e o cumprimento de regulamentações.
  • Redução de custos: Evita duplicação de arquivos e otimiza o uso do espaço de armazenamento.

A solução DOCDIGITAL:

Ao longo dos anos, a DOCDIGITAL auxiliou diversas empresas a gerenciar seus drives compartilhados. As 8 etapas a seguir, baseadas em nossa experiência, ajudarão a reduzir riscos, evitar duplicação e aumentar a produtividade.

Etapa 1: Crie uma estrutura de informações clara e organizada:

  • Baseie-se na estrutura departamental da sua organização.
  • Liste os tipos de documentos comuns a todos os departamentos.
  • Crie pastas padronizadas e previsíveis para cada função.

Etapa 2: Projete a estrutura de pastas departamento por departamento:

  • Mapeie as pastas reais necessárias para cada departamento.
  • Consulte a equipe e revise os documentos para identificar suas necessidades.
  • Documente a estrutura completa das pastas e solicite feedback da equipe.

Etapa 3: Estabeleça permissões de usuário por grupos, não individualmente:

  • Atribua cada colaborador a um grupo, por função, departamento ou antiguidade.
  • O departamento de TI configura as permissões de acordo com o grupo do colaborador.
  • Agiliza a implementação e reduz solicitações ad hoc de permissão.

Etapa 4: Configure a unidade:

  • Crie as pastas na unidade com nomes claros para evitar confusão.
  • Colabore com a equipe de TI para criar logins, senhas e configurar permissões.

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CINCO PASSOS PARA UMA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS BEM SUCEDIDA

Dicas para otimizar seus processos e aumentar a produtividade

Planejando digitalizar seus arquivos? A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos revela cinco passos básicos para uma conversão bem-sucedida de documentos digitais, indo além da simples criação de imagens e escolhendo a ferramenta certa. Aprenda como otimizar seus processos, aumentar a produtividade e alcançar seus objetivos de negócios.

1. Entenda os motivadores de negócios:

  • Melhore a eficiência e a produtividade: Reduza o tempo gasto na busca e recuperação de documentos, automatize tarefas manuais e facilite o acesso à informação.
  • Reduza custos e economize espaço: Elimine o armazenamento físico de documentos, diminua o uso de papel e otimize o uso do espaço físico.
  • Melhore a segurança e a conformidade: Proteja seus documentos contra perda, roubo ou danos, e garanta a conformidade com as normas e regulamentações.
  • Promova a colaboração e o compartilhamento: Facilite o compartilhamento de documentos entre departamentos e colaboradores, e melhore a comunicação e o trabalho em equipe.

2. Olhe além da tecnologia:

  • Considere o contexto e o valor dos documentos: Identifique os tipos de documentos que serão digitalizados, avalie seu valor e defina o nível de qualidade necessário para a conversão.
  • Escolha a ferramenta de digitalização adequada: Avalie as funcionalidades, custos e integração com outros sistemas antes de escolher a ferramenta ideal para suas necessidades.
  • Planeje o processo de conversão: Defina etapas claras, cronogramas e responsabilidades para garantir um processo eficiente e sem problemas.

3. Construa uma base sólida de gerenciamento de registros:

  • Implemente um sistema de classificação e indexação: Organize seus documentos de forma lógica e eficiente para facilitar a busca e recuperação.
  • Defina políticas de retenção e descarte: Determine o tempo que os documentos serão armazenados e defina critérios para o descarte seguro de documentos desnecessários.
  • Garanta a segurança e a integridade dos documentos: Implemente medidas de segurança para proteger seus documentos contra acesso não autorizado, perda ou corrupção.

4. Gerencie mudanças:

  • Comunique o projeto de conversão aos stakeholders: Informe os colaboradores sobre os objetivos do projeto, os benefícios da conversão e como ela impactará seus trabalhos.
  • Ofereça treinamento e suporte: Treine os colaboradores no uso da nova ferramenta de gerenciamento de documentos e ofereça suporte para garantir uma transição suave.
  • Gerencie as expectativas: Defina expectativas realistas sobre o tempo de conversão, os resultados esperados e os possíveis desafios que podem surgir.

5. Desenvolva expectativas realistas:

  • A conversão de documentos é um processo contínuo: Planeje o projeto a longo prazo e esteja preparado para ajustar o processo conforme necessário.
  • O sucesso depende de um planejamento cuidadoso: Dedique tempo para definir os objetivos do projeto, as estratégias de conversão e os indicadores de sucesso.
  • Os resultados podem variar: A conversão de documentos pode apresentar desafios, como documentos ilegíveis ou de baixa qualidade.

Implementando estes cinco passos, você estará no caminho certo para uma conversão bem-sucedida de documentos digitais que otimizará seus processos, aumentará a produtividade e trará benefícios duradouros para sua organização.

Solicite um orçamento sem compromisso e descubra como a DOCDIGITAL pode ajudar a sua empresa a ser mais eficiente e competitiva.

Website: www.docdigital.net.br

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Lembre-se: o sucesso da conversão de documentos digitais depende de um planejamento cuidadoso, da escolha da ferramenta certa e da implementação de boas práticas de gerenciamento de documentos. Ao seguir as cinco chaves descritas neste guia, você estará no caminho certo para alcançar seus objetivos e otimizar seus processos.

A DOCDIGITAL: Sua especialista em digitalização de documentos há mais de 10 anos

Transformando a gestão documental de empresas de todos os portes e setores.

A DOCDIGITAL é uma empresa gaúcha com mais de uma década de experiência em digitalização de documentos. Somos especialistas em converter seus documentos físicos em arquivos digitais de alta qualidade, com total segurança e preservação.

Mais do que digitalizar:

  • Organização: criamos um sistema personalizado para organizar seus documentos digitais, facilitando a busca e o acesso às informações.
  • Qualidade: utilizamos tecnologia de ponta para garantir a qualidade dos seus documentos digitais, inclusive com reconhecimento de caracteres (OCR).
  • Gerenciamento: implantamos um sistema GED completo para automatizar os seus processos documentais, otimizando o tempo e os recursos da sua empresa.

Experiência em diversos tipos de documentos:

  • Livros
  • Plantas
  • Documentos históricos
  • Fotos
  • Jornais
  • Revistas
  • E muito mais!

Atendemos a empresas de todos os portes e setores:

  • Recursos Humanos: digitalização de históricos de funcionários, folhas de pagamento, contratos de trabalho, etc.
  • Jurídico: digitalização de processos, contratos, escrituras, etc.
  • Financeiro: digitalização de notas fiscais, comprovantes de pagamento, balancetes, etc.
  • Engenharia: digitalização de plantas, projetos, desenhos técnicos, etc.

Em conformidade com a LGPD:

Organizamos e hierarquizamos seus documentos de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), garantindo a segurança e a confidencialidade das suas informações.

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Por que escolher a DOCDIGITAL?

  • Experiência e expertise: mais de 10 anos de experiência no mercado de digitalização de documentos.
  • Tecnologia de ponta: utilizamos equipamentos de última geração para garantir a qualidade dos seus documentos digitais.
  • Equipe qualificada: profissionais altamente capacitados para atender às suas necessidades específicas.
  • Segurança e confiabilidade: garantimos a segurança e a confidencialidade dos seus documentos.
  • Atendimento personalizado: oferecemos um atendimento personalizado e dedicado para cada cliente.

Conheça a DOCDIGITAL:

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DOCDIGITAL APOSTA EM WHATSAPP COMO CANAL DE COMUNICAÇÃO COM CLIENTES


A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, sediada em Porto Alegre, migrou a comunicação que antes era feita via telefone para o WHATSAPP BUSINESS, a idéia é ter um canal enxuto com histórico de conversas e propostas permanentemente disponíveis para que ao retomar um contato, ao fazer uma cotação o cliente tenha em mãos o histórico de tudo que já foi conversado ou solicitado.

Funcionará como um CRM (Customer relationship management) aliado a um canal de comunicação direta onde será possível solicitar suporte, cotação de serviços, enviar e receber documentos e tudo que for necessário, diz Leandro Manoel Dias, CTO (CHIEF TECHNOLOGY OFFICER) da empresa, Leandro complementa ainda que, assim como o e-mail mudou a forma de comunicação postal do passado e o UBER a forma como nos deslocamos, o WHATSAPP praticamente engoliu o telefone, passando esse a ser uma ferramenta obsoleta em comparação ao aplicativo, pela facilidade em deixar um recado, para ser respondido mais tarde, ou em caso de urgência de fazer uma chamada direta e por vídeo. Antigamente uma empresa sem telefone fixo seria algo inimaginável, mas hoje o telefone acaba trazendo muita ligação automatizada de propagandas e vendas que acabam comportando-se com um spam, complementa LEANDRO MANOEL DIAS.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos, vem na vanguarda do que existe de mais moderno em digitalização de documentos, com trabalhos realizados nos mais variados segmentos de mercado, como escritórios de advocacia – 8 dos 10 maiores do RGS, trabalham ou trabalharam conosco, diz Leandro, industrias, bancos, jornais, fundações e etc. A digitalização de documentos hoje é realidade e nossa empresa viabiliza essa integração através de processos simplificados, confiáveis e dinâmicos.

Cita ainda o CTO que cada vez mais a inteligência artificial está presente nas empresas, mas para uma análise segura e confiável é necessária uma base de dados ampla e consistente e digitalizar o legado das empresas é trazer essa informação para um ambiente onde as analises possam ser feitas.

A digitalização pura e simples, também traz benefícios palpáveis no curto prazo, como a digitalização de Recursos Humanos, tendo em mãos as pastas digitalizadas dos funcionários a empresa tem em tempo real a certeza de estar de posse de toda documentação necessária em caso de uma reclamatória trabalhista, ou mesmo para uma tomada de decisão rápida, como a contratação de mão de obra temporária ou fora do ambiente de escritório, como em obras, por exemplo.

Leandro ressalta que o canal de atendimento via Whatsapp Business trará para empresa mais agilidade mas respostas, pois a comunicação ficará ali aguardando para respondida o que poderá ser feito durante um deslocamento ou até mesmo atender simultaneamente vários clientes, sem precisar finalizar uma conversação para iniciar outra. Quado o cliente nos chama no Whatsapp já temos ali o perfil do cliente, os seus dados de contato sem precisar que seja feito um cadastro, como era feito anteriormente nos formulários de contato (que hoje também são canais de spam), diz ele.

Leandro, cita também, que 95% da comunicação com a empresa se inicia na internet via GOOGLE e o celular como ferramenta de interação com a internet é o meio mais usado, assim o cliente não precisa anotar um telefone e fazer uma ligação, ou preencher um formulário com seus dados de contato para solicitar uma cotação, por exemplo, diz o empresário.

Para contatar a DOCDIGITAL Digitalização de Documentos, basta acessar o site www.docdigital.net.br e clicar no ícone do whatsapp para inciar uma conversa, tanto via celular como via computador pessoal, nesse útimo caso pelo Whatsapp Web.

Docdigital Digitalização de Documentos Digitaliza Mapa Histórico da Guerra do Paraguai

Reproduzimos matéria veiculada hoje no site do Colégio Militar de Porto Alegre.

Agradecemos a gentileza de todos do CMPA, em especial ao Coronel Araújo por citar a nossa empresa.

Mapas históricos da Guerra do Paraguai são localizados no Museu Casarão da Várzea e digitalizados

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Categoria: Notícias

Criado em Quarta, 05 Outubro 2016 Última atualização em Quarta, 05 Outubro 2016. Escrito por Cel Araujo

Historiadores da Academia de História Militar Terrestre do Brasil (AHIMTB), durante uma pesquisa documental, localizaram no acervo do Museu Casarão da Várzea uma coletânea de mapas integrante do acervo da antiga Escola Militar do Rio Grande Sul, que esteve sediada nesse prédio até meados da última década do Século XIX.

A coletânea, contendo 16 mapas de situações e batalhas da Guerra do Paraguai, além do nome de muitos dos militares que nela combateram, está em razoáveis condições de consulta, embora o papel esteja com fungos e bastante quebradiço. As folhas possuem 57cm de largura por 37cm de altura.

Segundo os historiadores, a obra é bastante rara, haja vista que estão disponíveis muitos documentos sobre a Guerra do Paraguai, mas poucos têm mapas detalhados.

De imediato, o CMPA providenciou a digitalização da obra por uma empresa especializada, pois assim seu conteúdo poderá ser preservado e compartilhado com todos os pesquisadores e curiosos através da Internet.

Como foi digitalizado profissionalmente e em alta definição, é possível uma ampliação da visualização em mais 800% sem perda da qualidade original, o que permite a verificação de detalhes e a eventual impressão de um poster de grandes dimensões. Pelo fato de o arquivo gerado ser muito grande (204Mb), a solução foi armazená-lo na nuvem, de onde pode ser baixado através do link: https://goo.gl/3H3Tku

Além do arquivo compilado em pdf, cada um dos mapas foi digitalizado em imagem no formato tiff (sem compressão), com tamanhos individuais que variam entre cerca de 50Mb e cerca de 205Mb, visando preservá-los para o futuro.

Após a digitalização, a empresa responsável brindou o CMPA com a restauração da encadernação do bloco de mapas, que será agora exposto no Museu Casarão da Várzea.

O serviço foi realizado pela empresa DOCDIGITAL – Digitalização de Documentos, especializada na digitalização de acervos, inclusive históricos. A iniciativa foi viabilizada através do patrocínio de amigos do CMPA. Anteriormente, a mesma empresa já havia digitalizado parte do acervo histórico da revista Hyloea pertencente a este Colégio, ação esta viabilizada por intermédio de recursos enviados pela Diretoria do Patrimônio Histórico e Cultural do Exército para tal fim.

Sr. Leandro Manoel Dias, proprietário e diretor-executivo da Docdigital, faz a entrega da coletânea recuperada e do CD contendo os arquivos digitalizados ao Cel Leonardo Araujo.
Seguem-se os mapas e documentos em qualidade internet.

 

Docdigital Digitalização do Acervo do Jornal Correio do Povo

Docdigital Digitalização de Jornais 5

 

Iniciamos os trabalhos de digitalização do acervo do jornal CORREIO DO POVO de Porto Alegre/ RS, são 120 anos de história estimados em mais de 1,5 milhão de páginas.

Para a DOCDIGITAL Digitalização de Documentos, é orgulho imenso e uma responsabilidade com a história do Jornal e Brasil, pois no conteúdo de valor inestimável estão ilustrados todos os fatos marcantes no Brasil e Mundo nesses últimos 120 anos.

Segue matéria do Jornal JÁ a respeito do nosso trabalho.

http://jornalja.com.br/memoria-preservada-15-milhao-de-paginas-do-correio-do-povo-serao-digitalizadas/

Venha conhecer a nossa empresa, solicite um orçamento e uma vista para conhecermos seus documentos.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos é especialista em Digitalização de Acervos de Valor Histórico ou Permanente.

Acesse : http://www.docdigital.net.br e conheça as nossas soluções.

 

 

DOCDIGITAL Digitaliza CAIO FERNANDO ABREU no DELFOS PUCRS – Digitalização de Acervo Histórico

 

docdigital digitalização de documentos históricos ou acervos permanentes

 

A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, iniciou no mês de abril/2015 a digitalização do acervo histórico de manuscritos e datiloscritos do autor CAIO FERNANDO ABREU, em breve esse acervo estará disponível naplataforma que está sendo desenvolvida pelo GETIT da PUCRS.

Dessa forma o conteúdo do autor estará disponível para pesquisa na web, permitindo o acesso aos manuscritos, datiloscritos, fotos e correspondências do autor.

Para a DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS é uma satisfação, orgulho e demonstração de capacidade técnica realizar esse tipo de trabalho.

No ano passado nossa empresa digitalizou o acervo histórico do escritor MOACYR SCLIAR, conforme amplamente divulgado em nossa página no facebook e aqui mesmo nesse blog.

Acompanhe a nossa empresa, siga-nos no twitter, facebook, google + e linkedin.

Digitalização e Gerenciamento Eletrônico de Documentos – DOCDIGITAL

A DOCDIGITAL – Digitalização de Documentos, parceira da TAUGOR, empresa especializada em soluções para Gerenciamento de Conteúdo Empresarial, apresenta o TAUGOR GED14 um software extremamente competente, leve, modulável.

Armazene e compartilhe seus documentos e informações de forma segura e estruturada conforme das regras do Conselho Nacional de Arquivos  – CONARQ, permitindo que os documentos sejam classificados e indexados de forma correta e padronizada.

Ganhe agilidade, competitividade e produtividade com as soluções para Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Gerenciamento de Conteúdo Empresarial da TAUGOR e DOCDIGITAL.

 

Digitalização de Processos Jurídicos

A Docdigital Digitalização de Documentos, possui tecnologia para digitalização rápida e confiável de processos Judiciais.

O advogado ou o escritório de advocacia retira o processo em carga e a DOCDIGITAL digitaliza no mesmo dia ou no máximo em 24 horas independentemente da quantidade de volumes.

Nossos sistemas de digitalização hardwares + softwares possuem sensores ultrassônicos que não permitem a passagem de duas folhas coladas no scanner, garantindo assim a digitalização integral do processo físico.

Todos os nossos arquivos são gerados em .PDF Pesquisável, permitindo ao usuário navegar no documento através de pesquisa de palavras chave (ou frases).

Compartilhamos os arquivos digitalizados via DROPBOX, Googledrive, Onedrive, Icloud ou qualquer outra ferramenta de envio e compartilhamento gratuito de arquivos, permitindo assim o download imediato dos arquivos digitalizados.

Acesse nossa página: www.docdigital.net.br e solicite um orçamento.

 

att.

 

 

Leandro Manoel Dias

Diretor