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Digitalização de Documentos, DocDigital, GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 2

Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 2

Introdução:

A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS apresenta as quatro etapas finais para otimizar seu drive compartilhado: treinamento da equipe, migração de dados, monitoramento e finalização.

Benefícios:

  • Redução de riscos
  • Prevenção da duplicação de documentos
  • Aumento da produtividade

Etapa 5: Educar a equipe:

  • Explique os benefícios da nova estrutura e processos.
  • Forneça treinamento completo e detalhado sobre como usar o novo drive.
  • Considere diferentes níveis de conhecimento em computadores e gerenciamento de registros.

Etapa 6: Transição cuidadosa:

  • Faça a equipe limpar documentos desnecessários.
  • Migre os arquivos retidos para a nova estrutura de pastas.
  • Envolva os departamentos no processo de migração.

Etapa 7: Monitorar e auxiliar a equipe:

  • Ofereça suporte durante e após a migração.
  • Resolva dúvidas e problemas que possam surgir.

Etapa 8: Finalizar os detalhes:

  • Excluir diretórios antigos e a pasta de limpeza.
  • Finalizar nomes de pastas removendo prefixos temporários.
  • Obter aprovação das principais partes interessadas.

Conecte-se conosco:

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A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS está aqui para ajudar você a dar o próximo passo na jornada da transformação digital. Entre em contato conosco e vamos juntos construir um futuro mais eficiente, seguro e sustentável para o seu negócio!

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Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 1

Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 1

Drives compartilhados, como jardins, exigem cuidado para prosperar. Sem organização, eles se tornam caóticos, improdutivos e suscetíveis a problemas como duplicação de arquivos, perda de informações, violações de segurança e conformidade.

Por que gerenciar agora?

  • Aumento da produtividade: Uma unidade organizada facilita a busca por arquivos, reduzindo o tempo perdido e impulsionando a produtividade.
  • Segurança aprimorada: Permissões de acesso adequadas protegem dados confidenciais contra acessos não autorizados.
  • Conformidade garantida: A organização facilita a auditoria e o cumprimento de regulamentações.
  • Redução de custos: Evita duplicação de arquivos e otimiza o uso do espaço de armazenamento.

A solução DOCDIGITAL:

Ao longo dos anos, a DOCDIGITAL auxiliou diversas empresas a gerenciar seus drives compartilhados. As 8 etapas a seguir, baseadas em nossa experiência, ajudarão a reduzir riscos, evitar duplicação e aumentar a produtividade.

Etapa 1: Crie uma estrutura de informações clara e organizada:

  • Baseie-se na estrutura departamental da sua organização.
  • Liste os tipos de documentos comuns a todos os departamentos.
  • Crie pastas padronizadas e previsíveis para cada função.

Etapa 2: Projete a estrutura de pastas departamento por departamento:

  • Mapeie as pastas reais necessárias para cada departamento.
  • Consulte a equipe e revise os documentos para identificar suas necessidades.
  • Documente a estrutura completa das pastas e solicite feedback da equipe.

Etapa 3: Estabeleça permissões de usuário por grupos, não individualmente:

  • Atribua cada colaborador a um grupo, por função, departamento ou antiguidade.
  • O departamento de TI configura as permissões de acordo com o grupo do colaborador.
  • Agiliza a implementação e reduz solicitações ad hoc de permissão.

Etapa 4: Configure a unidade:

  • Crie as pastas na unidade com nomes claros para evitar confusão.
  • Colabore com a equipe de TI para criar logins, senhas e configurar permissões.

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CINCO PASSOS PARA UMA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS BEM SUCEDIDA

Dicas para otimizar seus processos e aumentar a produtividade

Planejando digitalizar seus arquivos? A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos revela cinco passos básicos para uma conversão bem-sucedida de documentos digitais, indo além da simples criação de imagens e escolhendo a ferramenta certa. Aprenda como otimizar seus processos, aumentar a produtividade e alcançar seus objetivos de negócios.

1. Entenda os motivadores de negócios:

  • Melhore a eficiência e a produtividade: Reduza o tempo gasto na busca e recuperação de documentos, automatize tarefas manuais e facilite o acesso à informação.
  • Reduza custos e economize espaço: Elimine o armazenamento físico de documentos, diminua o uso de papel e otimize o uso do espaço físico.
  • Melhore a segurança e a conformidade: Proteja seus documentos contra perda, roubo ou danos, e garanta a conformidade com as normas e regulamentações.
  • Promova a colaboração e o compartilhamento: Facilite o compartilhamento de documentos entre departamentos e colaboradores, e melhore a comunicação e o trabalho em equipe.

2. Olhe além da tecnologia:

  • Considere o contexto e o valor dos documentos: Identifique os tipos de documentos que serão digitalizados, avalie seu valor e defina o nível de qualidade necessário para a conversão.
  • Escolha a ferramenta de digitalização adequada: Avalie as funcionalidades, custos e integração com outros sistemas antes de escolher a ferramenta ideal para suas necessidades.
  • Planeje o processo de conversão: Defina etapas claras, cronogramas e responsabilidades para garantir um processo eficiente e sem problemas.

3. Construa uma base sólida de gerenciamento de registros:

  • Implemente um sistema de classificação e indexação: Organize seus documentos de forma lógica e eficiente para facilitar a busca e recuperação.
  • Defina políticas de retenção e descarte: Determine o tempo que os documentos serão armazenados e defina critérios para o descarte seguro de documentos desnecessários.
  • Garanta a segurança e a integridade dos documentos: Implemente medidas de segurança para proteger seus documentos contra acesso não autorizado, perda ou corrupção.

4. Gerencie mudanças:

  • Comunique o projeto de conversão aos stakeholders: Informe os colaboradores sobre os objetivos do projeto, os benefícios da conversão e como ela impactará seus trabalhos.
  • Ofereça treinamento e suporte: Treine os colaboradores no uso da nova ferramenta de gerenciamento de documentos e ofereça suporte para garantir uma transição suave.
  • Gerencie as expectativas: Defina expectativas realistas sobre o tempo de conversão, os resultados esperados e os possíveis desafios que podem surgir.

5. Desenvolva expectativas realistas:

  • A conversão de documentos é um processo contínuo: Planeje o projeto a longo prazo e esteja preparado para ajustar o processo conforme necessário.
  • O sucesso depende de um planejamento cuidadoso: Dedique tempo para definir os objetivos do projeto, as estratégias de conversão e os indicadores de sucesso.
  • Os resultados podem variar: A conversão de documentos pode apresentar desafios, como documentos ilegíveis ou de baixa qualidade.

Implementando estes cinco passos, você estará no caminho certo para uma conversão bem-sucedida de documentos digitais que otimizará seus processos, aumentará a produtividade e trará benefícios duradouros para sua organização.

Solicite um orçamento sem compromisso e descubra como a DOCDIGITAL pode ajudar a sua empresa a ser mais eficiente e competitiva.

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Lembre-se: o sucesso da conversão de documentos digitais depende de um planejamento cuidadoso, da escolha da ferramenta certa e da implementação de boas práticas de gerenciamento de documentos. Ao seguir as cinco chaves descritas neste guia, você estará no caminho certo para alcançar seus objetivos e otimizar seus processos.