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CINCO PASSOS PARA UMA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS BEM SUCEDIDA

Dicas para otimizar seus processos e aumentar a produtividade

Planejando digitalizar seus arquivos? A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos revela cinco passos básicos para uma conversão bem-sucedida de documentos digitais, indo além da simples criação de imagens e escolhendo a ferramenta certa. Aprenda como otimizar seus processos, aumentar a produtividade e alcançar seus objetivos de negócios.

1. Entenda os motivadores de negócios:

  • Melhore a eficiência e a produtividade: Reduza o tempo gasto na busca e recuperação de documentos, automatize tarefas manuais e facilite o acesso à informação.
  • Reduza custos e economize espaço: Elimine o armazenamento físico de documentos, diminua o uso de papel e otimize o uso do espaço físico.
  • Melhore a segurança e a conformidade: Proteja seus documentos contra perda, roubo ou danos, e garanta a conformidade com as normas e regulamentações.
  • Promova a colaboração e o compartilhamento: Facilite o compartilhamento de documentos entre departamentos e colaboradores, e melhore a comunicação e o trabalho em equipe.

2. Olhe além da tecnologia:

  • Considere o contexto e o valor dos documentos: Identifique os tipos de documentos que serão digitalizados, avalie seu valor e defina o nível de qualidade necessário para a conversão.
  • Escolha a ferramenta de digitalização adequada: Avalie as funcionalidades, custos e integração com outros sistemas antes de escolher a ferramenta ideal para suas necessidades.
  • Planeje o processo de conversão: Defina etapas claras, cronogramas e responsabilidades para garantir um processo eficiente e sem problemas.

3. Construa uma base sólida de gerenciamento de registros:

  • Implemente um sistema de classificação e indexação: Organize seus documentos de forma lógica e eficiente para facilitar a busca e recuperação.
  • Defina políticas de retenção e descarte: Determine o tempo que os documentos serão armazenados e defina critérios para o descarte seguro de documentos desnecessários.
  • Garanta a segurança e a integridade dos documentos: Implemente medidas de segurança para proteger seus documentos contra acesso não autorizado, perda ou corrupção.

4. Gerencie mudanças:

  • Comunique o projeto de conversão aos stakeholders: Informe os colaboradores sobre os objetivos do projeto, os benefícios da conversão e como ela impactará seus trabalhos.
  • Ofereça treinamento e suporte: Treine os colaboradores no uso da nova ferramenta de gerenciamento de documentos e ofereça suporte para garantir uma transição suave.
  • Gerencie as expectativas: Defina expectativas realistas sobre o tempo de conversão, os resultados esperados e os possíveis desafios que podem surgir.

5. Desenvolva expectativas realistas:

  • A conversão de documentos é um processo contínuo: Planeje o projeto a longo prazo e esteja preparado para ajustar o processo conforme necessário.
  • O sucesso depende de um planejamento cuidadoso: Dedique tempo para definir os objetivos do projeto, as estratégias de conversão e os indicadores de sucesso.
  • Os resultados podem variar: A conversão de documentos pode apresentar desafios, como documentos ilegíveis ou de baixa qualidade.

Implementando estes cinco passos, você estará no caminho certo para uma conversão bem-sucedida de documentos digitais que otimizará seus processos, aumentará a produtividade e trará benefícios duradouros para sua organização.

Solicite um orçamento sem compromisso e descubra como a DOCDIGITAL pode ajudar a sua empresa a ser mais eficiente e competitiva.

Website: www.docdigital.net.br

Telefone: (51) 991.262527

E-mail: leandro@docdigital.net.br

Redes sociais: Facebook, Instagram, LinkedIn

Lembre-se: o sucesso da conversão de documentos digitais depende de um planejamento cuidadoso, da escolha da ferramenta certa e da implementação de boas práticas de gerenciamento de documentos. Ao seguir as cinco chaves descritas neste guia, você estará no caminho certo para alcançar seus objetivos e otimizar seus processos.

Docdigital Digitalização do Acervo do Jornal Correio do Povo

Docdigital Digitalização de Jornais 5

 

Iniciamos os trabalhos de digitalização do acervo do jornal CORREIO DO POVO de Porto Alegre/ RS, são 120 anos de história estimados em mais de 1,5 milhão de páginas.

Para a DOCDIGITAL Digitalização de Documentos, é orgulho imenso e uma responsabilidade com a história do Jornal e Brasil, pois no conteúdo de valor inestimável estão ilustrados todos os fatos marcantes no Brasil e Mundo nesses últimos 120 anos.

Segue matéria do Jornal JÁ a respeito do nosso trabalho.

http://jornalja.com.br/memoria-preservada-15-milhao-de-paginas-do-correio-do-povo-serao-digitalizadas/

Venha conhecer a nossa empresa, solicite um orçamento e uma vista para conhecermos seus documentos.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos é especialista em Digitalização de Acervos de Valor Histórico ou Permanente.

Acesse : http://www.docdigital.net.br e conheça as nossas soluções.

 

 

DOCDIGITAL Digitalização de Documentos – Digitaliza Acervo Histórico de Documentos do DELFOS na PUCRS

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos, está realizando esse trabalho desde o final do ano de 2013 numa parceria com o DELFOS – Espaço de Documentação e Memória  da PUCRS.

O trabalho teve início com a  digitalização do acervo do escritor gaúcho e membro da Academia Brasileira de Letras Moacyr Scliar, projeto ao qual forma digitalizadas mais de 15.000 páginas de manuscritos e datiloscritos do autor.

Atualmente está sendo realizada a digitalização das correspondências do escritor Caio Fernando Abreu, com previsão de finalizar nos próximos 60 dias.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos desenvolveu uma metodologia de digitalização específica para acervos históricos, com muita técnica, atenção, dedicação e carinho que arquivos e documentos de valor inestimável demandam.

Consulte a DOCDIGITAL Digitalização de Documentos para fazermos uma avaliação do seu legado histórico. Atendemos Acervos, Memoriais e Museus.

 

DOCDIGITAL Digitaliza CAIO FERNANDO ABREU no DELFOS PUCRS – Digitalização de Acervo Histórico

 

docdigital digitalização de documentos históricos ou acervos permanentes

 

A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, iniciou no mês de abril/2015 a digitalização do acervo histórico de manuscritos e datiloscritos do autor CAIO FERNANDO ABREU, em breve esse acervo estará disponível naplataforma que está sendo desenvolvida pelo GETIT da PUCRS.

Dessa forma o conteúdo do autor estará disponível para pesquisa na web, permitindo o acesso aos manuscritos, datiloscritos, fotos e correspondências do autor.

Para a DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS é uma satisfação, orgulho e demonstração de capacidade técnica realizar esse tipo de trabalho.

No ano passado nossa empresa digitalizou o acervo histórico do escritor MOACYR SCLIAR, conforme amplamente divulgado em nossa página no facebook e aqui mesmo nesse blog.

Acompanhe a nossa empresa, siga-nos no twitter, facebook, google + e linkedin.

Digitalização e Gerenciamento Eletrônico de Documentos – DOCDIGITAL

A DOCDIGITAL – Digitalização de Documentos, parceira da TAUGOR, empresa especializada em soluções para Gerenciamento de Conteúdo Empresarial, apresenta o TAUGOR GED14 um software extremamente competente, leve, modulável.

Armazene e compartilhe seus documentos e informações de forma segura e estruturada conforme das regras do Conselho Nacional de Arquivos  – CONARQ, permitindo que os documentos sejam classificados e indexados de forma correta e padronizada.

Ganhe agilidade, competitividade e produtividade com as soluções para Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Gerenciamento de Conteúdo Empresarial da TAUGOR e DOCDIGITAL.

 

Digitalização de Processos Jurídicos

A Docdigital Digitalização de Documentos, possui tecnologia para digitalização rápida e confiável de processos Judiciais.

O advogado ou o escritório de advocacia retira o processo em carga e a DOCDIGITAL digitaliza no mesmo dia ou no máximo em 24 horas independentemente da quantidade de volumes.

Nossos sistemas de digitalização hardwares + softwares possuem sensores ultrassônicos que não permitem a passagem de duas folhas coladas no scanner, garantindo assim a digitalização integral do processo físico.

Todos os nossos arquivos são gerados em .PDF Pesquisável, permitindo ao usuário navegar no documento através de pesquisa de palavras chave (ou frases).

Compartilhamos os arquivos digitalizados via DROPBOX, Googledrive, Onedrive, Icloud ou qualquer outra ferramenta de envio e compartilhamento gratuito de arquivos, permitindo assim o download imediato dos arquivos digitalizados.

Acesse nossa página: www.docdigital.net.br e solicite um orçamento.

 

att.

 

 

Leandro Manoel Dias

Diretor

Matéria sobre Digitalização do Acervo do Escritor Moacyr Scliar na Revista da PUCRS

Revista da PUCRS

 

 

Novamente a DOCDIGITAL Digitalização de Documentos figura em matéria sobre a digitalização do acervo do escritor Moacyr Scliar, um trabalho de muita técnica, paciência e dedicação, para que os originais possam ser preservados.

A Docdigital Digitalização de Documentos, atua nos segmentos de digitalização de legado de escritórios, digitalização de documentos de uso corrente, para consulta e pesquisa em ferramenta própria ou para importação à outros sistemas de integração, assim como na digitalização de documentos de valor histórico ou permanente.

Agende uma vista conosco em www.docdigital.net.br

 

http://issuu.com/pucrs/docs/revista_pucrs-0168/41

Digitalização e Armazenamento de Documentos em Nuvem

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos  – www.docdigital.net.br – oferta além do serviço de digitalização e indexação de documentos o armazenamento em nuvem dos arquivos digitalizados, permitindo uma consulta rápida, segura, estruturada e hierarquizada das informações.

Nosso datacenter conta disponibilidade 24 horas por dia, sete dias por semana, a segurança dos dados criptografados em 128 bits, a pesquisa estruturada, respeitando a classificação dos documentos e a hierarquia, permitindo acesso controlado apenas as pastas ou arquivos disponíveis para aquele usuário.

Nosso software se chama LITEDOC e está disponível para navegação o módulo de DEMO, bastando clicar em Acesso a Nuvem e digitar o login : demo@litedoc.com.br e a senha: litedoc.

Navegue e entre em contato conosco para solicitar um orçamento.

 

att.

 

 

A Direção

Docdigital Digitalização de Documentos em Nuvem

 

A Docdigital Digitalização de Documentos lançou essa semana a sua ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) com interface 100% baseada em nuvem.

A ferramenta chama-se LITEDOC  e foi desenvolvida pela LITECODE – www.litecode.com.br –  empresa especializada em desenvolvimento e soluções sob medida, como softwares de implantação de sistemas de pagamento, gerenciamento eletrônico de documentos, otimizações para pesquisa WEB (SEO), engenharia de soluções adaptáveis aos seus processos, sistemas clientes e orçamento, otimização e modernização de sistemas já existentes, promovendo melhorias de performance, qualidade e usabilidade.

O LITEDOC é uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), na  qual o usuário visualiza, classifica e compartilha documentos digitalizados de forma simples e segura.

O software é customizados para operar 100% em nuvem e os documentos podem ser visualizados e gerenciados de qualquer lugar – computadores, tablets, notebooks, smartphones e etc, em todas as plataformas operacionais como Mac OS, iOS, Android, Windows, Linux e RIM.

Na infraestrutura do LITEDOC  os documentos são armazenados em um datacenter de alta credibilidade no mercado, reconhecido como seguro, estável e confiável, garantindo a disponibilidade de seus documentos, sempre que for preciso acessá-los.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos tem o LITEDOC como sua ferramenta de Gerenciamento de Conteúdo. Digitalize e compartilhe seus documentos de forma segura e hierarquizada com agilidade e mobilidade. Sem a necessidade de montar uma infraestrutura de servidores e pessoal de informática especializados.

Venha para a nuvem da DOCDIGITAL Digitalização de Documentos:

1. Acesse o nosso site: www.docdigital.net.br

2. Clique em acesso a nuvem

3. Digite o usuário: demo@litedoc.com.br

4. senha: litedoc

 

E navegue em nossa base de Demonstração. Ou agende uma visita para demonstrarmos.

 

Nos próximos posts vamos apresentar a Computação 100% baseada em nuvem e as suas vantagens.

 

 

Um Abraço.

 

 

Leandro Manoel Dias