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Digitalização de Documentos

Publicado pelo governo, decreto facilita e regulamenta a utilização de documentos digitalizados

Validade Jurídica de documentos digitalizados – DOCDIGITAL

Atendendo a uma antiga demanda das empresas de digitalização de documentos e também de seus clientes, o governo publicou o Decreto 10.278/2020 que estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, “a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais”.

Esse marco na era da digitalização de documentos vem de encontro a uma necessidade do mercado, pois anteriormente ao decreto, a digitalização de documentos tratava-se de uma mera cópia do original.

Agora com o decreto os documentos poderão ser descartados após a digitalização sem nenhum risco jurídico tanto para o prestador de serviços quanto para o tomador.

Sendo necessários apenas alguns cuidados e configurações que para as empresas especializadas em digitalização de documentos, já era um padrão aplicado. A digitalização precisa seguir algumas regras, como garantir a confiabilidade, integridade, rastreabilidade e auditabilidade do documento. Além disso, o decreto prevê que os documentos digitalizados sigam um padrão para que possam ser utilizados em diversos sistemas ao longo do tempo. Conforme cita o anexo I do decreto.

ANEXO I

PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO RESOLUÇÃO MÍNIMA COR TIPO ORIGINAL FORMATO DE ARQUIVO*
Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco 300 dpi Monocromático

(preto e branco)

 Texto PDF/A
Textos impressos, com ilustração, em preto e branco 300 dpi Escala de cinza Texto/imagem PDF/A
Textos impressos, com ilustração e cores 300 dpi RGB (colorido) Texto/imagem PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco 300 dpi Escala de cinza Texto/imagem PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores 300 dpi RGB (colorido) Texto/imagem PDF/A
Fotografias e cartazes 300 dpi RGB (colorido) Imagem PNG
Plantas e mapas 600 dpi Monocromático

(preto e branco)

 Texto/imagem PNG

*Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida. 

ANEXO II

METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS

  1. a) Para todos os documentos:
Metadados Definição
Assunto Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.

Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.
Autor (nome) Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.
Data e local da digitalização Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.
Identificador do documento digital Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios).
Responsável pela digitalização Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização
Título Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:

• formal: designação registrada no documento;

• atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título.
Tipo documental Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
Hash (chekcsum) da imagem Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.
  1. b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:
Metadados Definição
Classe Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com base em um plano de classificação de documentos.
Data de produção (do documento original) Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento.
Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente) Indicação da próxima ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e das atividades-fim.
Gênero Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do documento.
Prazo de guarda Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação.

 

Quanto ao descarte dos doumentos a  DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS oferece uma alternativa ecologicamente correta para a destinação do documentos digitalizados, transformando-os em papel reciclado, gerando créditos de CO2 e também ofertando a distribuição gratuita de papel higiênico e papel toalha a hospitais credenciados.

 

Digitalização de Documentos, DocDigital, GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

DOCDIGITAL APOSTA EM WHATSAPP COMO CANAL DE COMUNICAÇÃO COM CLIENTES


A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, sediada em Porto Alegre, migrou a comunicação que antes era feita via telefone para o WHATSAPP BUSINESS, a idéia é ter um canal enxuto com histórico de conversas e propostas permanentemente disponíveis para que ao retomar um contato, ao fazer uma cotação o cliente tenha em mãos o histórico de tudo que já foi conversado ou solicitado.

Funcionará como um CRM (Customer relationship management) aliado a um canal de comunicação direta onde será possível solicitar suporte, cotação de serviços, enviar e receber documentos e tudo que for necessário, diz Leandro Manoel Dias, CTO (CHIEF TECHNOLOGY OFFICER) da empresa, Leandro complementa ainda que, assim como o e-mail mudou a forma de comunicação postal do passado e o UBER a forma como nos deslocamos, o WHATSAPP praticamente engoliu o telefone, passando esse a ser uma ferramenta obsoleta em comparação ao aplicativo, pela facilidade em deixar um recado, para ser respondido mais tarde, ou em caso de urgência de fazer uma chamada direta e por vídeo. Antigamente uma empresa sem telefone fixo seria algo inimaginável, mas hoje o telefone acaba trazendo muita ligação automatizada de propagandas e vendas que acabam comportando-se com um spam, complementa LEANDRO MANOEL DIAS.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos, vem na vanguarda do que existe de mais moderno em digitalização de documentos, com trabalhos realizados nos mais variados segmentos de mercado, como escritórios de advocacia – 8 dos 10 maiores do RGS, trabalham ou trabalharam conosco, diz Leandro, industrias, bancos, jornais, fundações e etc. A digitalização de documentos hoje é realidade e nossa empresa viabiliza essa integração através de processos simplificados, confiáveis e dinâmicos.

Cita ainda o CTO que cada vez mais a inteligência artificial está presente nas empresas, mas para uma análise segura e confiável é necessária uma base de dados ampla e consistente e digitalizar o legado das empresas é trazer essa informação para um ambiente onde as analises possam ser feitas.

A digitalização pura e simples, também traz benefícios palpáveis no curto prazo, como a digitalização de Recursos Humanos, tendo em mãos as pastas digitalizadas dos funcionários a empresa tem em tempo real a certeza de estar de posse de toda documentação necessária em caso de uma reclamatória trabalhista, ou mesmo para uma tomada de decisão rápida, como a contratação de mão de obra temporária ou fora do ambiente de escritório, como em obras, por exemplo.

Leandro ressalta que o canal de atendimento via Whatsapp Business trará para empresa mais agilidade mas respostas, pois a comunicação ficará ali aguardando para respondida o que poderá ser feito durante um deslocamento ou até mesmo atender simultaneamente vários clientes, sem precisar finalizar uma conversação para iniciar outra. Quado o cliente nos chama no Whatsapp já temos ali o perfil do cliente, os seus dados de contato sem precisar que seja feito um cadastro, como era feito anteriormente nos formulários de contato (que hoje também são canais de spam), diz ele.

Leandro, cita também, que 95% da comunicação com a empresa se inicia na internet via GOOGLE e o celular como ferramenta de interação com a internet é o meio mais usado, assim o cliente não precisa anotar um telefone e fazer uma ligação, ou preencher um formulário com seus dados de contato para solicitar uma cotação, por exemplo, diz o empresário.

Para contatar a DOCDIGITAL Digitalização de Documentos, basta acessar o site www.docdigital.net.br e clicar no ícone do whatsapp para inciar uma conversa, tanto via celular como via computador pessoal, nesse útimo caso pelo Whatsapp Web.

Digitalização de Documentos

DOCDIGITAL – Gerenciamento Eletrônico de Documentos – Organização de Arquivos Digitais

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos, dispõe de um sistema de organização de arquivos digitais, cujo nome é a própria marca, DOCDIGITAL.

Organizar e indexar documentos digitais se faz necessário em virtude do grande volume de dados armazenados, da necessidade de uma busca rápida pelo documento, do controle hierárquico e auditável do acesso aos documentos digitais.

O sistema DOCDIGITAL nos permite nos tudo isso, digitalizar, classificar e indexar, permitindo uma busca rápida ou detalhada de acordo com o tipo de documento e os metadados a ele imputados, tudo com segurança e acesso restrito e controlado dependendo do tipo de usuário.

Nosso sistema funciona a partir de uma plataforma 100% web hospedada em um datacenter de reputação mundial, garantindo uma disponibilidade de 24 horas por dia, 7 dias por semana.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos é uma empresa especializada em digitalização de documentos de todos os tipos, tamanhos e formatos, mas que vai além do serviço de digitalização, oferecendo uma plataforma digital de organização de conteúdo, busca e entrega de documentos físicos, guarda e organização de documentos, permitindo ao cliente optar pelo tipo de serviço que mais necessita, dessa forma, sua empresa pode apenas digitalizar, com busca e entrega gratuitas, guardar os documentos em um sistema de arquivos digitais ou físicos.

Tem pouco espaço, ou seus documentos estão tomando conta do seu escritório ? tem a necessidade de consultar documentos de forma rápida (contratos, prontuários, fichas) ? precisa arquivar seus documentos fora de seu ambiente de trabalho ?

Entre em contato conosco através de nosso website e faça uma cotação e experimente grátis por 15 dias.

Acesse: www.docdigital.net.br , clique em enviar uma mensagem e solicita um usuário de demonstração.

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Digitalização de Documentos, DocDigital

Docdigital Digitalização de Documentos Digitaliza Mapa Histórico da Guerra do Paraguai

Reproduzimos matéria veiculada hoje no site do Colégio Militar de Porto Alegre.

Agradecemos a gentileza de todos do CMPA, em especial ao Coronel Araújo por citar a nossa empresa.

Mapas históricos da Guerra do Paraguai são localizados no Museu Casarão da Várzea e digitalizados

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Categoria: Notícias

Criado em Quarta, 05 Outubro 2016 Última atualização em Quarta, 05 Outubro 2016. Escrito por Cel Araujo

Historiadores da Academia de História Militar Terrestre do Brasil (AHIMTB), durante uma pesquisa documental, localizaram no acervo do Museu Casarão da Várzea uma coletânea de mapas integrante do acervo da antiga Escola Militar do Rio Grande Sul, que esteve sediada nesse prédio até meados da última década do Século XIX.

A coletânea, contendo 16 mapas de situações e batalhas da Guerra do Paraguai, além do nome de muitos dos militares que nela combateram, está em razoáveis condições de consulta, embora o papel esteja com fungos e bastante quebradiço. As folhas possuem 57cm de largura por 37cm de altura.

Segundo os historiadores, a obra é bastante rara, haja vista que estão disponíveis muitos documentos sobre a Guerra do Paraguai, mas poucos têm mapas detalhados.

De imediato, o CMPA providenciou a digitalização da obra por uma empresa especializada, pois assim seu conteúdo poderá ser preservado e compartilhado com todos os pesquisadores e curiosos através da Internet.

Como foi digitalizado profissionalmente e em alta definição, é possível uma ampliação da visualização em mais 800% sem perda da qualidade original, o que permite a verificação de detalhes e a eventual impressão de um poster de grandes dimensões. Pelo fato de o arquivo gerado ser muito grande (204Mb), a solução foi armazená-lo na nuvem, de onde pode ser baixado através do link: https://goo.gl/3H3Tku

Além do arquivo compilado em pdf, cada um dos mapas foi digitalizado em imagem no formato tiff (sem compressão), com tamanhos individuais que variam entre cerca de 50Mb e cerca de 205Mb, visando preservá-los para o futuro.

Após a digitalização, a empresa responsável brindou o CMPA com a restauração da encadernação do bloco de mapas, que será agora exposto no Museu Casarão da Várzea.

O serviço foi realizado pela empresa DOCDIGITAL – Digitalização de Documentos, especializada na digitalização de acervos, inclusive históricos. A iniciativa foi viabilizada através do patrocínio de amigos do CMPA. Anteriormente, a mesma empresa já havia digitalizado parte do acervo histórico da revista Hyloea pertencente a este Colégio, ação esta viabilizada por intermédio de recursos enviados pela Diretoria do Patrimônio Histórico e Cultural do Exército para tal fim.

Sr. Leandro Manoel Dias, proprietário e diretor-executivo da Docdigital, faz a entrega da coletânea recuperada e do CD contendo os arquivos digitalizados ao Cel Leonardo Araujo.
Seguem-se os mapas e documentos em qualidade internet.

 

Digitalização de Documentos

A Importância da Digitalização de Documentos na Preservação da Memória Histórica

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Conforme todos já sabem o Incêndio que atingiu o Museu da Língua Portuguesa em São Paulo na semana passada,  poderia ter gerado uma inestimável perda do acervo caso esse não estivesse todo digitalizado.

Quando visito acervos históricos noto que, apesar do esforço de em preservar os documentos, acondicioná-los e catalogá-los nas melhores praticas, não existe uma preocupação verdadeira, do ponto de vista financeiro (investimento)  com as instalações físicas  onde os documentos estão armazenados.

Claro que o custo de infraestrutura adequada ao armazenamento dos documentos é altíssimo; mas pergunto, eu : “Não São Documentos de Valor Inestimável ??” e assim sendo acredito que não exista valor financeiro que possa suplantar a perda desse acervo.

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Quanto fazemos um orçamento para digitalização de documentos históricos notamos que os clientes aceitam valores mais elevados de custo página, pois reconhecem a metodologia, o processo da digitalização página à página, o valor do acervo e as vantagens em digitalizá-lo, como por exemplo: a universalização do acesso, a preservação do documento físico, a organização e a facilidade de catalogação e arquivística virtual dos documentos e etc.

Resolvi escrever esse texto, primeiro pela felicidade de saber que o Acervo do Museu da Língua Portuguesa estava digitalizado e poderá ser novamente disponibilizado na íntegra.

E, em segundo lugar, para lembrar da importância de um excelente local para o armazenamento dos documentos históricos de valor inestimável, longe de humidade, fungos, ácaros, variações de temperatura e principalmente à prova de fogo.

 

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E principalmente para falar  da importância da digitalização de documentos na preservação do acervo histórico, do baixo custo desse processo em relação ao valor inestimável dos documentos e também com relação ao valor de montar uma infraestrutura adequada para o arquivamento correto dos documentos, com ambiante controlado, climatizado adequadamente e com um plano de prevenção contra incêndios segundo as melhores práticas.

Mas permita que seu acervo sofra perdas, antecipe-se e digitalize seus documentos com a DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, especialistas em documentos históricos.

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Um abraço.

 

Leandro Manoel Dias

Digitalização de Documentos, DocDigital

Docdigital Digitalização do Acervo do Jornal Correio do Povo

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Iniciamos os trabalhos de digitalização do acervo do jornal CORREIO DO POVO de Porto Alegre/ RS, são 120 anos de história estimados em mais de 1,5 milhão de páginas.

Para a DOCDIGITAL Digitalização de Documentos, é orgulho imenso e uma responsabilidade com a história do Jornal e Brasil, pois no conteúdo de valor inestimável estão ilustrados todos os fatos marcantes no Brasil e Mundo nesses últimos 120 anos.

Segue matéria do Jornal JÁ a respeito do nosso trabalho.

http://jornalja.com.br/memoria-preservada-15-milhao-de-paginas-do-correio-do-povo-serao-digitalizadas/

Venha conhecer a nossa empresa, solicite um orçamento e uma vista para conhecermos seus documentos.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos é especialista em Digitalização de Acervos de Valor Histórico ou Permanente.

Acesse : http://www.docdigital.net.br e conheça as nossas soluções.

 

 

Digitalização de Documentos

DOCDIGITAL E THEMIS SOFTWARE JURÍDICO – DIGITALIZAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE PROCESSOS

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Nesse mês de setembro/2015 a DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS e a AURUM SOFTWARE, fabricante do THEMIS SOFTWARE JURÍDICO, assinaram um contrato de parceria para a comercialização, atendimento suporte e implantação da solução para escritórios de advocacia da Região Sul.

A Diretoria da DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, Sra. Zuleica Garcia da Rosa e o Sr. Leandro Manoel Dias, estiveram em São Paulo para o fechamento do acordo e assinatura do contrato.

Estiveram presentes, além da Diretoria da AURUM SOFTWARE, os Srs. Luiz Fernando Kurihara, Fernando Liberato e Daniel Eis, além do Sr. Pedro Petry da Market Growing, consultoria que entrevistou e selecionou a DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS como Canal Exclusivo no Estado do Rio Grande do Sul para comercialização,  implantação, atendimento e suporte técnico da Solução THEMIS SOFTWARE JURÍDICO.

A partir dessa data a DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS passa a oferecer ao mercado o THEMIS SOFWARE JURÍDICO, ferramenta ERP para gestão de escritórios de advocacia, gestão de prazos, custos e processos digitais. Desse modo a DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS passará não somente a digitalizar mas também a prover soluções de alto valor agregado, transformando todo o ambiente físico dos escritórios de advocacia em ambientes virtuais, compartilhados e digitais.

O THEMIS SOFTWARE JURÍDICO foi desenvolvido para otimizar a gestão da informação, a automação da tarefas e a administração de áreas e equipes, tornando-se uma ferramenta indispensável para melhorar o desempenho de escritórios de advocacia de todos os tamanhos.

O THEMIS SOFTWARE JURÍDICO, possui módulos Financeiro, para controle de contas a pagar/receber, fluxo de caixa, faturamento, envio de boletos, relatórios gerenciais.

O Módulo Jurídico é utilizado para o controle de processos, inserção de documentos, acordos, agenda/compromissos, relatórios, auditoria com a atualização dos valores através de índices, procurações e etc. O THEMIS SOFTWARE JURÍDICO não limita a quantidade de processos.

Como serviços integrados ao THEMIS SOFTWARE JURÍDICO oferece:

  • Busca online em todos Tribunais do Brasil inclusive o PJE  e carrega o sistema automaticamente.
  • Digitalização, indexação de processos e documentos (ativos e inativos), SERVIÇO EXCLUSIVO DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS.
  • Suporte Técnico por telefone ou e-mail;
  • Atualização do Sistema e índices.
  • Acessibilidade – Acesso simplificado para os clientes do escritório.
  • Busca – FULL TEXT SEARCH de processos, pessoas e contratos.
  • Integração – Outlook, Google Calendar e Calendar Mac/IOS
  • Notificações – Resumo diário de compromissos por e-mail.

Dinamize, atualize, digitalize e automatize seu escritório com redução de custos e ganhos performance, agilidade e transparência.

Consulte-nos em nossa página www.docdigital.net.br .

 

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DOCDIGITAL Digitalização de Documentos – Digitaliza Acervo Histórico de Documentos do DELFOS na PUCRS

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos, está realizando esse trabalho desde o final do ano de 2013 numa parceria com o DELFOS – Espaço de Documentação e Memória  da PUCRS.

O trabalho teve início com a  digitalização do acervo do escritor gaúcho e membro da Academia Brasileira de Letras Moacyr Scliar, projeto ao qual forma digitalizadas mais de 15.000 páginas de manuscritos e datiloscritos do autor.

Atualmente está sendo realizada a digitalização das correspondências do escritor Caio Fernando Abreu, com previsão de finalizar nos próximos 60 dias.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos desenvolveu uma metodologia de digitalização específica para acervos históricos, com muita técnica, atenção, dedicação e carinho que arquivos e documentos de valor inestimável demandam.

Consulte a DOCDIGITAL Digitalização de Documentos para fazermos uma avaliação do seu legado histórico. Atendemos Acervos, Memoriais e Museus.

 

Digitalização de Documentos, DocDigital

DOCDIGITAL Digitaliza CAIO FERNANDO ABREU no DELFOS PUCRS – Digitalização de Acervo Histórico

 

docdigital digitalização de documentos históricos ou acervos permanentes

 

A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, iniciou no mês de abril/2015 a digitalização do acervo histórico de manuscritos e datiloscritos do autor CAIO FERNANDO ABREU, em breve esse acervo estará disponível naplataforma que está sendo desenvolvida pelo GETIT da PUCRS.

Dessa forma o conteúdo do autor estará disponível para pesquisa na web, permitindo o acesso aos manuscritos, datiloscritos, fotos e correspondências do autor.

Para a DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS é uma satisfação, orgulho e demonstração de capacidade técnica realizar esse tipo de trabalho.

No ano passado nossa empresa digitalizou o acervo histórico do escritor MOACYR SCLIAR, conforme amplamente divulgado em nossa página no facebook e aqui mesmo nesse blog.

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DOCDIGITAL Digitalização de Processos Jurídicos, Advocatícios e Judiciais

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos possui know how em digitalização de documentos com alta qualidade e direto nas Comarcas, Cartórios e Varas do estado do RGS.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos utiliza scanners profissionais para a execução do serviço, garantindo velocidade e qualidade ao serviço prestado (não utilizamos scanner de mão e nem fotografamos).

Consultem nos a respeito, conheça nosso trabalho, assista as nossas apresentações.

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