Gerenciamento de Conteúdo Empresarial e Serviço de Digitalização de Documentos
Muitas empresas estão buscando otimizar suas operações com a implementação de sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) ou sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos (EDMS).
Este guia irá abordar os principais pontos a serem considerados na escolha entre a implementação interna de um sistema ECM/EDMS e a terceirização do serviço de digitalização de documentos para um bureau especializado.
Compreendendo os Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
A maioria dos fornecedores tradicionais de equipamentos de escritório oferece scanners e hardware de digitalização, além de software de captura de digitalização. No entanto, agências especializadas em digitalização de documentos, como a DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, podem oferecer um serviço completo que inclui:
- Consultoria: Auxílio na escolha do hardware e software mais adequados às suas necessidades.
- Implementação: Configuração e instalação do sistema.
- Treinamento: Capacitação da equipe para utilização do sistema.
- Suporte técnico: Assistência técnica especializada durante todo o processo.
Seleção de Hardware e Software de Digitalização
A escolha do hardware e software de digitalização dependerá de diversos fatores, como:
- Volume de documentos: A quantidade de documentos a serem digitalizados determinará a necessidade de scanners de alta velocidade, softwares de captura robustos e infraestrutura de armazenamento adequada.
- Tipo de documentos: O tipo de documentos a serem digitalizados (faturas, contratos, fotos, etc.) influenciará na escolha do scanner e do software de captura.
- Integração com outros sistemas: É importante verificar se o hardware e software escolhidos podem ser integrados com outros sistemas existentes na empresa, como ERP ou CRM.
Impacto na Estratégia e nos Custos
A implementação de um sistema ECM/EDMS internamente exige um investimento significativo em hardware, software, treinamento de pessoal, infraestrutura e suporte técnico.
A terceirização do serviço de digitalização de documentos para um bureau especializado pode ser uma opção mais econômica e eficiente, especialmente para empresas com grandes volumes de documentos a serem digitalizados.
Vantagens da Terceirização da Digitalização de Documentos
- Redução de custos: A terceirização elimina a necessidade de investir em hardware, software, treinamento de pessoal e infraestrutura.
- Eficiência: Os bureaus especializados possuem experiência e expertise para realizar a digitalização de documentos de forma rápida e eficiente.
- Flexibilidade: Os bureaus podem adaptar seus serviços às necessidades específicas da sua empresa.
- Segurança: Os bureaus especializados garantem a segurança e a confidencialidade dos seus documentos.
A escolha entre implementar um sistema ECM/EDMS internamente ou terceirizar o serviço de digitalização de documentos para um bureau especializado depende das necessidades específicas da sua empresa.
A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS oferece um serviço completo de digitalização de documentos, desde a consultoria e escolha do hardware e software até a implementação, treinamento e suporte técnico.
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