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Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 2

Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 2

Introdução:

A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS apresenta as quatro etapas finais para otimizar seu drive compartilhado: treinamento da equipe, migração de dados, monitoramento e finalização.

Benefícios:

  • Redução de riscos
  • Prevenção da duplicação de documentos
  • Aumento da produtividade

Etapa 5: Educar a equipe:

  • Explique os benefícios da nova estrutura e processos.
  • Forneça treinamento completo e detalhado sobre como usar o novo drive.
  • Considere diferentes níveis de conhecimento em computadores e gerenciamento de registros.

Etapa 6: Transição cuidadosa:

  • Faça a equipe limpar documentos desnecessários.
  • Migre os arquivos retidos para a nova estrutura de pastas.
  • Envolva os departamentos no processo de migração.

Etapa 7: Monitorar e auxiliar a equipe:

  • Ofereça suporte durante e após a migração.
  • Resolva dúvidas e problemas que possam surgir.

Etapa 8: Finalizar os detalhes:

  • Excluir diretórios antigos e a pasta de limpeza.
  • Finalizar nomes de pastas removendo prefixos temporários.
  • Obter aprovação das principais partes interessadas.

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A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS está aqui para ajudar você a dar o próximo passo na jornada da transformação digital. Entre em contato conosco e vamos juntos construir um futuro mais eficiente, seguro e sustentável para o seu negócio!

Gerenciamento de Conteúdo Empresarial e Serviço de Digitalização de Documentos

Gerenciamento de Conteúdo Empresarial e Serviço de Digitalização de Documentos

Muitas empresas estão buscando otimizar suas operações com a implementação de sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) ou sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos (EDMS).

Este guia irá abordar os principais pontos a serem considerados na escolha entre a implementação interna de um sistema ECM/EDMS e a terceirização do serviço de digitalização de documentos para um bureau especializado.

Compreendendo os Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

A maioria dos fornecedores tradicionais de equipamentos de escritório oferece scanners e hardware de digitalização, além de software de captura de digitalização. No entanto, agências especializadas em digitalização de documentos, como a DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, podem oferecer um serviço completo que inclui:

  • Consultoria: Auxílio na escolha do hardware e software mais adequados às suas necessidades.
  • Implementação: Configuração e instalação do sistema.
  • Treinamento: Capacitação da equipe para utilização do sistema.
  • Suporte técnico: Assistência técnica especializada durante todo o processo.

Seleção de Hardware e Software de Digitalização

A escolha do hardware e software de digitalização dependerá de diversos fatores, como:

  • Volume de documentos: A quantidade de documentos a serem digitalizados determinará a necessidade de scanners de alta velocidade, softwares de captura robustos e infraestrutura de armazenamento adequada.
  • Tipo de documentos: O tipo de documentos a serem digitalizados (faturas, contratos, fotos, etc.) influenciará na escolha do scanner e do software de captura.
  • Integração com outros sistemas: É importante verificar se o hardware e software escolhidos podem ser integrados com outros sistemas existentes na empresa, como ERP ou CRM.

Impacto na Estratégia e nos Custos

A implementação de um sistema ECM/EDMS internamente exige um investimento significativo em hardware, software, treinamento de pessoal, infraestrutura e suporte técnico.

A terceirização do serviço de digitalização de documentos para um bureau especializado pode ser uma opção mais econômica e eficiente, especialmente para empresas com grandes volumes de documentos a serem digitalizados.

Vantagens da Terceirização da Digitalização de Documentos

  • Redução de custos: A terceirização elimina a necessidade de investir em hardware, software, treinamento de pessoal e infraestrutura.
  • Eficiência: Os bureaus especializados possuem experiência e expertise para realizar a digitalização de documentos de forma rápida e eficiente.
  • Flexibilidade: Os bureaus podem adaptar seus serviços às necessidades específicas da sua empresa.
  • Segurança: Os bureaus especializados garantem a segurança e a confidencialidade dos seus documentos.

A escolha entre implementar um sistema ECM/EDMS internamente ou terceirizar o serviço de digitalização de documentos para um bureau especializado depende das necessidades específicas da sua empresa.

A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS oferece um serviço completo de digitalização de documentos, desde a consultoria e escolha do hardware e software até a implementação, treinamento e suporte técnico.

Solicite um orçamento sem compromisso e veja como podemos otimizar a gestão dos seus documentos.

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Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 1

Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 1

Drives compartilhados, como jardins, exigem cuidado para prosperar. Sem organização, eles se tornam caóticos, improdutivos e suscetíveis a problemas como duplicação de arquivos, perda de informações, violações de segurança e conformidade.

Por que gerenciar agora?

  • Aumento da produtividade: Uma unidade organizada facilita a busca por arquivos, reduzindo o tempo perdido e impulsionando a produtividade.
  • Segurança aprimorada: Permissões de acesso adequadas protegem dados confidenciais contra acessos não autorizados.
  • Conformidade garantida: A organização facilita a auditoria e o cumprimento de regulamentações.
  • Redução de custos: Evita duplicação de arquivos e otimiza o uso do espaço de armazenamento.

A solução DOCDIGITAL:

Ao longo dos anos, a DOCDIGITAL auxiliou diversas empresas a gerenciar seus drives compartilhados. As 8 etapas a seguir, baseadas em nossa experiência, ajudarão a reduzir riscos, evitar duplicação e aumentar a produtividade.

Etapa 1: Crie uma estrutura de informações clara e organizada:

  • Baseie-se na estrutura departamental da sua organização.
  • Liste os tipos de documentos comuns a todos os departamentos.
  • Crie pastas padronizadas e previsíveis para cada função.

Etapa 2: Projete a estrutura de pastas departamento por departamento:

  • Mapeie as pastas reais necessárias para cada departamento.
  • Consulte a equipe e revise os documentos para identificar suas necessidades.
  • Documente a estrutura completa das pastas e solicite feedback da equipe.

Etapa 3: Estabeleça permissões de usuário por grupos, não individualmente:

  • Atribua cada colaborador a um grupo, por função, departamento ou antiguidade.
  • O departamento de TI configura as permissões de acordo com o grupo do colaborador.
  • Agiliza a implementação e reduz solicitações ad hoc de permissão.

Etapa 4: Configure a unidade:

  • Crie as pastas na unidade com nomes claros para evitar confusão.
  • Colabore com a equipe de TI para criar logins, senhas e configurar permissões.

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CINCO PASSOS PARA UMA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS BEM SUCEDIDA

Dicas para otimizar seus processos e aumentar a produtividade

Planejando digitalizar seus arquivos? A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos revela cinco passos básicos para uma conversão bem-sucedida de documentos digitais, indo além da simples criação de imagens e escolhendo a ferramenta certa. Aprenda como otimizar seus processos, aumentar a produtividade e alcançar seus objetivos de negócios.

1. Entenda os motivadores de negócios:

  • Melhore a eficiência e a produtividade: Reduza o tempo gasto na busca e recuperação de documentos, automatize tarefas manuais e facilite o acesso à informação.
  • Reduza custos e economize espaço: Elimine o armazenamento físico de documentos, diminua o uso de papel e otimize o uso do espaço físico.
  • Melhore a segurança e a conformidade: Proteja seus documentos contra perda, roubo ou danos, e garanta a conformidade com as normas e regulamentações.
  • Promova a colaboração e o compartilhamento: Facilite o compartilhamento de documentos entre departamentos e colaboradores, e melhore a comunicação e o trabalho em equipe.

2. Olhe além da tecnologia:

  • Considere o contexto e o valor dos documentos: Identifique os tipos de documentos que serão digitalizados, avalie seu valor e defina o nível de qualidade necessário para a conversão.
  • Escolha a ferramenta de digitalização adequada: Avalie as funcionalidades, custos e integração com outros sistemas antes de escolher a ferramenta ideal para suas necessidades.
  • Planeje o processo de conversão: Defina etapas claras, cronogramas e responsabilidades para garantir um processo eficiente e sem problemas.

3. Construa uma base sólida de gerenciamento de registros:

  • Implemente um sistema de classificação e indexação: Organize seus documentos de forma lógica e eficiente para facilitar a busca e recuperação.
  • Defina políticas de retenção e descarte: Determine o tempo que os documentos serão armazenados e defina critérios para o descarte seguro de documentos desnecessários.
  • Garanta a segurança e a integridade dos documentos: Implemente medidas de segurança para proteger seus documentos contra acesso não autorizado, perda ou corrupção.

4. Gerencie mudanças:

  • Comunique o projeto de conversão aos stakeholders: Informe os colaboradores sobre os objetivos do projeto, os benefícios da conversão e como ela impactará seus trabalhos.
  • Ofereça treinamento e suporte: Treine os colaboradores no uso da nova ferramenta de gerenciamento de documentos e ofereça suporte para garantir uma transição suave.
  • Gerencie as expectativas: Defina expectativas realistas sobre o tempo de conversão, os resultados esperados e os possíveis desafios que podem surgir.

5. Desenvolva expectativas realistas:

  • A conversão de documentos é um processo contínuo: Planeje o projeto a longo prazo e esteja preparado para ajustar o processo conforme necessário.
  • O sucesso depende de um planejamento cuidadoso: Dedique tempo para definir os objetivos do projeto, as estratégias de conversão e os indicadores de sucesso.
  • Os resultados podem variar: A conversão de documentos pode apresentar desafios, como documentos ilegíveis ou de baixa qualidade.

Implementando estes cinco passos, você estará no caminho certo para uma conversão bem-sucedida de documentos digitais que otimizará seus processos, aumentará a produtividade e trará benefícios duradouros para sua organização.

Solicite um orçamento sem compromisso e descubra como a DOCDIGITAL pode ajudar a sua empresa a ser mais eficiente e competitiva.

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Lembre-se: o sucesso da conversão de documentos digitais depende de um planejamento cuidadoso, da escolha da ferramenta certa e da implementação de boas práticas de gerenciamento de documentos. Ao seguir as cinco chaves descritas neste guia, você estará no caminho certo para alcançar seus objetivos e otimizar seus processos.

A DOCDIGITAL: Sua especialista em digitalização de documentos há mais de 10 anos

Transformando a gestão documental de empresas de todos os portes e setores.

A DOCDIGITAL é uma empresa gaúcha com mais de uma década de experiência em digitalização de documentos. Somos especialistas em converter seus documentos físicos em arquivos digitais de alta qualidade, com total segurança e preservação.

Mais do que digitalizar:

  • Organização: criamos um sistema personalizado para organizar seus documentos digitais, facilitando a busca e o acesso às informações.
  • Qualidade: utilizamos tecnologia de ponta para garantir a qualidade dos seus documentos digitais, inclusive com reconhecimento de caracteres (OCR).
  • Gerenciamento: implantamos um sistema GED completo para automatizar os seus processos documentais, otimizando o tempo e os recursos da sua empresa.

Experiência em diversos tipos de documentos:

  • Livros
  • Plantas
  • Documentos históricos
  • Fotos
  • Jornais
  • Revistas
  • E muito mais!

Atendemos a empresas de todos os portes e setores:

  • Recursos Humanos: digitalização de históricos de funcionários, folhas de pagamento, contratos de trabalho, etc.
  • Jurídico: digitalização de processos, contratos, escrituras, etc.
  • Financeiro: digitalização de notas fiscais, comprovantes de pagamento, balancetes, etc.
  • Engenharia: digitalização de plantas, projetos, desenhos técnicos, etc.

Em conformidade com a LGPD:

Organizamos e hierarquizamos seus documentos de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), garantindo a segurança e a confidencialidade das suas informações.

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Por que escolher a DOCDIGITAL?

  • Experiência e expertise: mais de 10 anos de experiência no mercado de digitalização de documentos.
  • Tecnologia de ponta: utilizamos equipamentos de última geração para garantir a qualidade dos seus documentos digitais.
  • Equipe qualificada: profissionais altamente capacitados para atender às suas necessidades específicas.
  • Segurança e confiabilidade: garantimos a segurança e a confidencialidade dos seus documentos.
  • Atendimento personalizado: oferecemos um atendimento personalizado e dedicado para cada cliente.

Conheça a DOCDIGITAL:

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DOCDIGITAL APOSTA EM WHATSAPP COMO CANAL DE COMUNICAÇÃO COM CLIENTES


A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, sediada em Porto Alegre, migrou a comunicação que antes era feita via telefone para o WHATSAPP BUSINESS, a idéia é ter um canal enxuto com histórico de conversas e propostas permanentemente disponíveis para que ao retomar um contato, ao fazer uma cotação o cliente tenha em mãos o histórico de tudo que já foi conversado ou solicitado.

Funcionará como um CRM (Customer relationship management) aliado a um canal de comunicação direta onde será possível solicitar suporte, cotação de serviços, enviar e receber documentos e tudo que for necessário, diz Leandro Manoel Dias, CTO (CHIEF TECHNOLOGY OFFICER) da empresa, Leandro complementa ainda que, assim como o e-mail mudou a forma de comunicação postal do passado e o UBER a forma como nos deslocamos, o WHATSAPP praticamente engoliu o telefone, passando esse a ser uma ferramenta obsoleta em comparação ao aplicativo, pela facilidade em deixar um recado, para ser respondido mais tarde, ou em caso de urgência de fazer uma chamada direta e por vídeo. Antigamente uma empresa sem telefone fixo seria algo inimaginável, mas hoje o telefone acaba trazendo muita ligação automatizada de propagandas e vendas que acabam comportando-se com um spam, complementa LEANDRO MANOEL DIAS.

A DOCDIGITAL Digitalização de Documentos, vem na vanguarda do que existe de mais moderno em digitalização de documentos, com trabalhos realizados nos mais variados segmentos de mercado, como escritórios de advocacia – 8 dos 10 maiores do RGS, trabalham ou trabalharam conosco, diz Leandro, industrias, bancos, jornais, fundações e etc. A digitalização de documentos hoje é realidade e nossa empresa viabiliza essa integração através de processos simplificados, confiáveis e dinâmicos.

Cita ainda o CTO que cada vez mais a inteligência artificial está presente nas empresas, mas para uma análise segura e confiável é necessária uma base de dados ampla e consistente e digitalizar o legado das empresas é trazer essa informação para um ambiente onde as analises possam ser feitas.

A digitalização pura e simples, também traz benefícios palpáveis no curto prazo, como a digitalização de Recursos Humanos, tendo em mãos as pastas digitalizadas dos funcionários a empresa tem em tempo real a certeza de estar de posse de toda documentação necessária em caso de uma reclamatória trabalhista, ou mesmo para uma tomada de decisão rápida, como a contratação de mão de obra temporária ou fora do ambiente de escritório, como em obras, por exemplo.

Leandro ressalta que o canal de atendimento via Whatsapp Business trará para empresa mais agilidade mas respostas, pois a comunicação ficará ali aguardando para respondida o que poderá ser feito durante um deslocamento ou até mesmo atender simultaneamente vários clientes, sem precisar finalizar uma conversação para iniciar outra. Quado o cliente nos chama no Whatsapp já temos ali o perfil do cliente, os seus dados de contato sem precisar que seja feito um cadastro, como era feito anteriormente nos formulários de contato (que hoje também são canais de spam), diz ele.

Leandro, cita também, que 95% da comunicação com a empresa se inicia na internet via GOOGLE e o celular como ferramenta de interação com a internet é o meio mais usado, assim o cliente não precisa anotar um telefone e fazer uma ligação, ou preencher um formulário com seus dados de contato para solicitar uma cotação, por exemplo, diz o empresário.

Para contatar a DOCDIGITAL Digitalização de Documentos, basta acessar o site www.docdigital.net.br e clicar no ícone do whatsapp para inciar uma conversa, tanto via celular como via computador pessoal, nesse útimo caso pelo Whatsapp Web.

Docdigital Digitalização de Documentos e TAUGOR são parceiros em soluções para gerenciamento e digitalização de documentos

Esse mês de outubro a TAUGOR  e a DOCDIGITAL formalizaram uma parceria na representação de soluções GED/ECM e Digitalização de Documentos.

Leiam o Post no Blog da TAUGOR.

ID=68Parceria TAUGOR e DOCDIGITAL