Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 1
Drives compartilhados, como jardins, exigem cuidado para prosperar. Sem organização, eles se tornam caóticos, improdutivos e suscetíveis a problemas como duplicação de arquivos, perda de informações, violações de segurança e conformidade.
Por que gerenciar agora?
- Aumento da produtividade: Uma unidade organizada facilita a busca por arquivos, reduzindo o tempo perdido e impulsionando a produtividade.
- Segurança aprimorada: Permissões de acesso adequadas protegem dados confidenciais contra acessos não autorizados.
- Conformidade garantida: A organização facilita a auditoria e o cumprimento de regulamentações.
- Redução de custos: Evita duplicação de arquivos e otimiza o uso do espaço de armazenamento.
A solução DOCDIGITAL:
Ao longo dos anos, a DOCDIGITAL auxiliou diversas empresas a gerenciar seus drives compartilhados. As 8 etapas a seguir, baseadas em nossa experiência, ajudarão a reduzir riscos, evitar duplicação e aumentar a produtividade.
Etapa 1: Crie uma estrutura de informações clara e organizada:
- Baseie-se na estrutura departamental da sua organização.
- Liste os tipos de documentos comuns a todos os departamentos.
- Crie pastas padronizadas e previsíveis para cada função.
Etapa 2: Projete a estrutura de pastas departamento por departamento:
- Mapeie as pastas reais necessárias para cada departamento.
- Consulte a equipe e revise os documentos para identificar suas necessidades.
- Documente a estrutura completa das pastas e solicite feedback da equipe.
Etapa 3: Estabeleça permissões de usuário por grupos, não individualmente:
- Atribua cada colaborador a um grupo, por função, departamento ou antiguidade.
- O departamento de TI configura as permissões de acordo com o grupo do colaborador.
- Agiliza a implementação e reduz solicitações ad hoc de permissão.
Etapa 4: Configure a unidade:
- Crie as pastas na unidade com nomes claros para evitar confusão.
- Colabore com a equipe de TI para criar logins, senhas e configurar permissões.
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