Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 2
Introdução:
A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS apresenta as quatro etapas finais para otimizar seu drive compartilhado: treinamento da equipe, migração de dados, monitoramento e finalização.
Benefícios:
- Redução de riscos
- Prevenção da duplicação de documentos
- Aumento da produtividade
Etapa 5: Educar a equipe:
- Explique os benefícios da nova estrutura e processos.
- Forneça treinamento completo e detalhado sobre como usar o novo drive.
- Considere diferentes níveis de conhecimento em computadores e gerenciamento de registros.
Etapa 6: Transição cuidadosa:
- Faça a equipe limpar documentos desnecessários.
- Migre os arquivos retidos para a nova estrutura de pastas.
- Envolva os departamentos no processo de migração.
Etapa 7: Monitorar e auxiliar a equipe:
- Ofereça suporte durante e após a migração.
- Resolva dúvidas e problemas que possam surgir.
Etapa 8: Finalizar os detalhes:
- Excluir diretórios antigos e a pasta de limpeza.
- Finalizar nomes de pastas removendo prefixos temporários.
- Obter aprovação das principais partes interessadas.
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